تعريف التقرير
يعتبر التقرير وسيلة فعالة لنقل البيانات والمعلومات بين الجهات المختلفة، سواء كان ذلك بشكل شفهي أو كتابي. ويُعَد التقرير أداة إدارية مهمة للتواصل؛ إذ لا يمكن للمدير متابعة موظفيه باستمرار، مما يستدعي وجود آلية موثوقة لنقل المعلومات من المستويات الأدنى إلى الأعلى ضمن الهيكل الإداري.
أسس كتابة تقرير فعال
- ضرورة وجود حاجة واضحة للتقرير.
- عرض المؤشرات والأسباب التي تدل على أهمية إعداد التقرير.
- يجب أن يستند التقرير إلى الحقائق، وليس إلى الآراء ووجهات النظر. ينبغي أن تكون الآراء المستندة على الحقائق تعكس الواقع كما هو، حيث لا يعتمد التقرير على القيم المرتبطة بالآراء الشخصية لمعده.
مراحل كتابة التقرير
التحضير والإعداد
تعتبر مرحلة التحضير أساسية لتحديد هدف التقرير، وتتطلب بعض الشروط، وهي كالتالي:
- يجب على معد التقرير تحديد ما سيقوم بعرضه في بداية الأمر بدقة.
- يجب التفكير بعمق في كيفية تحديد هدف التقرير وأغراضه، والتي قد تشمل:
- تقديم البيانات.
- تفسير ظاهرة معينة.
- عرض مقترحات وآراء.
- تحليل مشكلة ما.
- توثيق حدث أو موقف.
- يُحِتّم على معد التقرير معرفة من هو الجمهور المستهدف، وقد يُجيب على أسئلة مثل:
- من هو القارئ؟
- ماذا يُفترض أن يعرف القارئ من التقرير؟
- كيف يمكن للمعلومات الواردة أن تُثري معرفته السابقة؟
- ما هي المصطلحات التي ينبغي استخدامها لتجنب أي لبس في الفهم؟
- ما هي الصلاحيات الممنوحة للقارئ التي تمكنه من تنفيذ المقترحات المذكورة؟
- كما ينبغي لمعد التقرير التأكد مسبقًا من مصادر المعلومات التي سيشير إليها، سواء كانت مصادر مكتبية أو ميدانية، وتجميع الحقائق ومراجعتها بعناية، مع عدم الخلط بين الحقائق ورأيه الشخصي.
التنسيق والترتيب
عند هذه المرحلة، يجب مراعاة ما يلي:
- صياغة الهدف الرئيسي من التقرير في عبارة واضحة، مما يساعد القارئ في التركيز على المحتوى المتعلق بالموضوع. ثم يتم اختيار عنوان ملائم للتقرير.
- تنظيم الحقائق والمعلومات بشكل منطقي زمني، واستبعاد ما هو غير ضروري.
- التأكد من ارتباط الأفكار والمقترحات بالحقائق التي تم ذكرها سابقًا.
كتابة التقرير
تتألف أقسام التقرير من:
- صفحة العنوان: تتضمن رقم التقرير، وعنوانه، وأسماء المُقدِّمين، وعدد الصفحات، والتاريخ، واسم المستلم.
- محتوى التقرير: يتناول المواضيع المختلفة والجداول البيانية، تليها مقدمة تلخص موضوع التقرير.
- ملخص التقرير: يُظهر ملخصًا للأغراض والإجراءات والنتائج والمقترحات، ممثلاً خلاصة التقرير.
- التقرير التفصيلي: يحتوي على جسم التقرير والذي يعرض الخطوات التي أدت إلى النتائج والمقترحات.
- النتائج: يتم مناقشة النتائج التي تستند إلى الحقائق.
- التوصيات: توضح مع مبرراتها.
- الملاحق: تتضمن كل ما هو ضروري لإكمال التقرير.
المراجعة
في هذه المرحلة، يقوم المعد بمراجعة تقريره بعد تركه لبعض الوقت، ثم يعود لقراءته بشكل موضوعي ونقدي، ليقوم بإجراء التعديلات اللازمة سواء كانت لغوية أو شكلية.
أسس إعداد تقرير جيد
- وضوح العناوين.
- الربط المنطقي بين فقرات التقرير لتجنب ترك أي فجوات غير واضحة للقارئ.
- الإيجاز.
- سهولة فهم المحتوى للقارئ.
