تتضمن المحاسبة المالية إدارة القيود اليومية من البداية إلى النهاية، حيث يُعتبر الهدف الأساسي من هذه المحاسبة هو إعداد التقارير المالية التي توضح الحالة المالية والأرباح المتعلقة بالشركة في وقت معين. كما تقدم هذه التقارير معلومات مالية قيمة لمستخدمي البيانات المالية، سواء كانوا من داخل الشركة أو خارجها.
تتمثل المهمة الرئيسية للمحاسبة المالية في توصيل المعلومات المتعلقة بالعمليات المالية للأطراف المختلفة.
خطوات الدورة المحاسبية
تتضمن الدورة المحاسبية عدة مراحل رئيسية، والتي يمكن تلخيصها فيما يلي:
- تحليل العمليات المالية استناداً إلى المستندات الخاصة بالأطراف المدينة والدائنة.
- تسجيل العمليات المالية في دفتر اليومية.
- ترحيل البيانات إلى دفتر الأستاذ.
- إعداد ميزان المراجعة.
- تنفيذ التسويات الجردية.
- إعداد ميزان المراجعة بعد إجراء التسويات الجردية.
- إعداد القوائم المالية.
- إقفال الحسابات وإعادة تدويرها.
دفتر اليومية
يُعتبر دفتر اليومية واحداً من أهم دفاتر المحاسبة، حيث يمثل ميزان الحسابات عن طريق تسجيل مجاميع جميع الحسابات المعنية.
يتكون دفتر اليومية من جانبين، حيث يُخصص الجانب الأيمن لبنود المدين، بينما يُخصص الجانب الأيسر لبنود الدائنين.
- يبدأ التسجيل يومياً عبر تدوين خطابات الموافقة على التبادل وأرقامها التسلسلية، والتي تُستخرج من التسجيل في الدفتر، وذلك منذ بداية السنة المالية وحتى نهايتها وفقاً للترتيب الزمني.
- بعد ذلك يتم كتابة التاريخ والبيان، ثم يتم توزيع المبلغ المذكور في المستند على الخلايا في الدفتر مع المبالغ المخصومة في كل مستند، سواءً على بنود النفقات أو على أي نوع آخر من الحسابات.
- يتم تسجيل كل مبلغ في الخانة المخصصة له، ثم تُجمع المقادير في مربع القيم الإجمالية الذي يقع في منتصف الجانبين.
- بالنسبة للدائن، يتم تسجيل المبالغ المخصومة إذا كان أي مبلغ مُدون في جانب المدين.
- إذا كانت الخصومات تتعلق بإيرادات الميزانية، يتم تسجيلها في الحقل المخصص لذلك أو في أي حقل آخر وفقاً لنوعية الحساب، ثم يتم تسجيل صافي المبلغ المدفوع في حقل أمر الدفع أو التحويلات حسب الحالة.
- بعد الانتهاء من تسجيل جميع أوامر الموافقة على الصرف ليوم معين، تُسجل سجلات تفويض التسوية والتي تُعطي أرقاماً تسلسلية شهرية من واقع التسجيل في الدفتر.
- هذا الرقم هو رقم المستند الذي يُسجل في جميع دفاتر المحاسبة الأخرى، ويتم إدخاله بنفس طريقة تسجيل أوامر الموافقة.
- في نهاية الشهر الأول من السنة المالية، يتم استخراج إجمالي كل صندوق بشكل يومي.
- يجب أن يتطابق مجموع الخلايا في الطرف المدين مع مجموع خلايا الطرف الدائن، كما هو واضح في الخانة الإجمالية.
آلية القيد في دفتر اليومية
خانة البيان
في السطر الأول من القيد يُكتب اسم الحساب المدين، مسبوقاً بعبارة “من ح/” وتعني “من حساب”. هذا الحساب يُعتبر مديناً، وغالباً ما يوضع في أقصى اليمين.
في السطر التالي، قليلاً نحو اليسار، يُكتب اسم الحساب الدائن مسبوقاً بعبارة “إلى ح/” والتي تعني “إلى حساب”. هذا الحساب يُعتبر دائناً.
كل قيد يجب أن يُرفق بشرح مختصر يوضح طبيعة العملية التي حدثت.
من المهم ترك مساحة فاصلة أو وضع خط فاصل بين كل قيد وآخر، وذلك لتعزيز وضوح القيود وسهولة قراءتها.
خانة المدين والدائن
يتم تسجيل مبلغ المدين في خانة المدين بنفس سطر حساب المدين، بينما يتم تسجيل مبلغ الدائن في نفس سطر حساب الدائن.
ومن الملاحظ أن مبلغ الطرف المدين ومبلغ الطرف الدائن يتساويان دائماً.
خانة رقم المستند
يتم تسجيل رقم المستند الذي يدل على حدوث العملية، مثل رقم فاتورة الشراء أو رقم الشيك، وغيرها.
خانة رقم صفحة الأستاذ
يتم تدوين الرقم الموجود في صفحة الأستاذ، والتي تتعلق بالطرف المدين أو حسابه والطرف الدائن أو حسابه.
تابع أيضاً:
خانة التاريخ
يتم تسجيل تاريخ كل عملية حدثت، مع كتابة السنة للعملية الأولى فقط، وتدوين اليوم والشهر أمام كل عملية.
من المهم ترقيم صفحات دفتر اليومية بشكل تسلسلي وتوثيق كل صفحة.
يجب تجنب أي كشط، وعدم كتابة أي شيء في الهوامش أو داخل الفراغات أو بين السطور.
كما يتوجب جمع المبالغ المدونة في الدائن والمدين عند الانتهاء من كل صفحة، والتأكد من تطابق هذه المبالغ، ثم نقل المجموع لخانتي المبالغ في الصفحة التالية.
أنواع القيود اليومية
القيد اليومي البسيط
- يتصف التسجيل البسيط بوجود حساب واحد في الطرف المدين، وحساب واحد في الطرف الدائن.
القيد المركب
- يتميز هذا النوع بإمكانية إدراج أكثر من حساب واحد في أحد الإدخالين (أو كليهما)، إذا تم ذكر حسابين أو أكثر في أحد الإدخالين.
- غالباً ما يتم تسجيل ذلك مسبوقاً بعبارة “المذكور” إذا كانت الحسابات في الطرف المدين، و”على ذكر” إذا كانت في الطرف الدائن، ثم يتم فصل كل حساب بمبالغها.
