كيفية اتخاذ قرارات فعالة في الإدارة

تعريف القرار

القرار (بالإنجليزية: Decision) يُعرف بأنه الاختيار الذي يُتخذ من بين مجموعة من الخيارات عند مواجهة حالة من عدم اليقين. يُعتبر القرار تعبيرًا عن حكم يصدر عن شخص يمتلك السلطة والنفوذ الكافي لاتخاذ تلك الخيارات. كما يمكن تعريف القرار على أنه الفعل الذي يساهم في البت في مسألة معينة، مما يؤدي إلى إصدار حكم يتطلب اتخاذ القرار المناسب.

مفهوم القرار الإداري

القرار الإداري (بالإنجليزية: Administrative Decision) هو استخدام الإدارة لسلطتها من أجل إعلان رأيها بالطريقة التي يحددها القانون. يعتمد القرار الإداري على اللوائح والقوانين ويساعد في تنفيذ العديد من المهام ضمن الإطار القانوني الخاص به. يُعتبر القرار الإداري أساسيًا في تيسير العمليات الإدارية مثل ترقية الموظفين أو قبول الاستقالات أو إعلان تقاعدهم، ومن الضروري أن يكون الهدف الرئيسي من هذا القرار هو تحقيق المصلحة العامة.

عملية اتخاذ القرارات الإدارية

تُعتبر عملية اتخاذ القرارات الإدارية واحدة من الوظائف الحيوية في بيئة العمل للمنشآت المتنوعة، حيث تساهم في التخطيط للعديد من الأنشطة الخاصة بالأعمال. تتم عملية اتخاذ القرارات الإدارية من خلال مجموعة من المراحل هي:

• **تشخيص المشكلة**: يُعتبر المرحلة الأولى في اتخاذ القرارات الإدارية، وهي وظيفة يجب على المدير أو المسؤول الإلمام بها لمعرفة طبيعة المشكلة ومكوناتها. يساعد تشخيص المشكلة في تحديد نوع الحدث الذي أدى إلى ظهورها، وتحديد درجة أهميتها.
• **جمع المعلومات والبيانات**: وهي مرحلة فهم المشكلة بشكل واقعي لتحفيز اقتراح بدائل لحلها. يتعين على المدير جمع المعلومات من مصادر متنوعة، وتصنيفها إلى:
  • المعلومات المبدئية والثانوية.
  • البيانات الكمية.
  • البيانات النوعية.
  • الحقائق.
• **وضع البدائل المقترحة وتقييمها**: تمثل هذه المرحلة المرحلة الثالثة حيث تعتمد على مجموعة عوامل تشمل:
  • السياسات القائمة في المنشأة.
  • فلسفة المؤسسة.
  • الموارد المالية المتاحة.
  • الوقت المتاح لاتخاذ القرار.
  • الاتجاهات الفكرية للمدير.
  • تطبيق التفكير الابتكاري.
• **اختيار البديل المناسب**: تُركز هذه المرحلة على مقارنة البدائل لاختيار الأنسب بناءً على عدة معايير تشمل:
  • تحقيق الأهداف المطلوبة.
  • توافق البديل مع قيم وأهمية المنشأة.
  • مدى سرعة الحل وموعد الحصول على النتائج.
  • قياس طبيعة المعلومات المتاحة حول البيئة.
  • توافق البديل مع المؤثرات الخارجية.
• **متابعة وتقييم تنفيذ القرار**: تُعد المرحلة الأخيرة من اتخاذ القرارات الإدارية، وتتنقسم إلى:
  • اختيار الوقت المناسب للإعلان عن القرار الإداري لتحقيق النتائج المطلوبة.
  • الحرص على متابعة القرار لتعزيز الشعور بالمسؤولية لدى المديرين.

أهمية القرارات الإدارية

تشكل القرارات الإدارية نقطة انطلاق للفعاليات والنشاطات ضمن حياة الشركات، لذا فإن أهمية هذه القرارات في بيئة العمل يمكن تلخيصها في النقاط التالية:

• **الأهمية العلمية**: تتمثل في دور القرارات الإدارية كأدوات فنية وعلمية في تطبيق الاستراتيجيات والسياسات العامة.
• **الأهمية العملية**: تتجلى من خلال:
  • توضيح سلوك المديرين من خلال تحديد العوامل المؤثرة.
  • قياس قدرة المديرين على أداء مهامهم.
  • دعم الرقابة على الأنشطة الإدارية.
• **الأهمية القانونية**: تنبع من استخدام القرارات الإدارية كأداة فعالة لتحقيق الأنشطة المختلفة في المجالات الإدارية.

أركان القرارات الإدارية

تنقسم أركان القرارات الإدارية إلى نوعين:

• **الأركان الشكلية**: تشمل ركنين أساسيين:
  • الاختصاص: يتعلق بمدى احتفاظ الشخص بالسلطة اللازمة لإصدار القرار.
  • الشكل والإجراءات: يتطلب وجود الشكل المناسب، سواء كان مكتوباً أو بأي وسيلة أخرى، وتجميع الإجراءات الضرورية للإعداد.
• **الأركان الموضوعية**: تشمل:
  • المحل: يتمثل في النتائج القانونية المترتبة على القرار.
  • السبب: يشير إلى الأسباب التي دفعت جهة الإدارة لاتخاذ القرار.
  • الغاية: تدور حول تحقيق المصلحة العامة. إذا كانت الغاية تحقق مصلحة خاصة، يُعتبر ذلك استخدامًا خاطئًا للسلطة.