يُعد الهيكل التنظيمي أحد العناصر الأساسية في أي مؤسسة، حيث يمثل إطارًا من الشبكات الوظيفية الضرورية التي تهدف إلى تنظيم العلاقات والتواصل بين الأفراد والمجموعات. تعمل هذه الشبكات على ضمان سير العمل بشكل منظم وفعال.
يجب أن يتضمن الهيكل التنظيمي المتوازن عناصر تساهم في عملية التنظيم، مثل تقسيم العمل طبقًا للاختصاصات وتنسيق الجهود لتحقيق الأهداف بشكل فعال. يسعى الهيكل التنظيمي إلى تحقيق الأهداف المؤسسية بطريقة تؤدي إلى تحقيق النتائج المرجوة.
ومع ذلك، قد تواجه المؤسسات تحديات عندما يتم تناول العناصر الخاصة بالهيكل التنظيمي بشكل مكثف دون وجود هيكل عملي. لذا، يتطلب الأمر تعديل الهيكل التنظيمي ليتماشى مع كافة المتغيرات الحديثة والاحتياجات المتسارعة.
مقدمة عن الهيكل التنظيمي للمؤسسة
- يعتبر الهيكل التنظيمي عنصرًا حيويًا لتحقيق الأهداف داخل المؤسسة.
- تتحدد عوامل وجود هيكل تنظيمي فعال بناءً على حجم المؤسسة، سواء كانت صغيرة أو كبيرة.
- تؤثر فترة حياة المؤسسة وموقعها الجغرافي في هيكلها، حيث تختلف المؤسسات التي تمتلك مراكز متعددة أو فروع.
- يتأثر الهيكل التنظيمي أيضًا بدرجة التخصص المطلوبة، فكلما كانت التخصصات محدودة كان الهيكل أبسط، والعكس صحيح.
- يجب أن يتضمن الهيكل التنظيمي وصفًا دقيقًا للمهام والمسؤوليات، بالإضافة إلى مهام الإدارة وسير العمل داخله. سنتناول تفاصيل هذا في بحثنا حول الهيكل التنظيمي للمؤسسة.
تعريف الهيكل التنظيمي
- لا يشترط أن يكون الهيكل التنظيمي الجيد متسقًا بدقة مثل مقياس القلم، حيث لا يحتوي على قيود صارمة أو تعليمات قاسية.
- يعكس الهيكل التنظيمي قدرة المؤسسة على تحقيق أداء متكامل.
- يعبر الهيكل عن توزيع الأفراد عبر المهام والوظائف الاجتماعية بطرق متعددة.
- تؤثر علاقات الأدوار المتنوعة بين الأفراد في تشكيل هذا الهيكل.
- يشمل الهيكل التنظيمي تقسيم العمل والتخصصات، ويتضمن أيضًا رتبًا وتسلسلات.
- بينما لا يوجد اتفاق شامل على تعريف واحد للهيكل التنظيمي، فإن العديد من الباحثين يرون فيه وسيلة أو أداة لتحقيق الأهداف.
- على سبيل المثال، يشير روبرت أبيلي إلى أنه يشكل الإطار الذي يوجه سلوك الإدارة نحو اتخاذ القرارات.
على النقيض، يرى الكاتب جبسون أن الهيكل التنظيمي ناتج عن قرارات تنظيمية تتعلق بعدة عناصر تشمل:
- تقسيم العمل والمهام.
- أسس تكوين الوحدات والتنظيم.
- حجم الوحدات.
- تفويض السلطة.
أما تعريف جون شيلد فيشير إلى أن الهيكل التنظيمي يحتوي على جوانب أساسية تتعلق بـ:
- توزيع المهام والمسؤوليات بين الأفراد.
- تحديد العلاقات الخاصة بكل فرد.
- تجميع الأفراد داخل الأقسام، والأقسام داخل الدوائر، والدوائر داخل الوحدات.
- تفويض السلطة وتصميم آليات المراقبة.
- تنسيق الأنظمة والطرق لضمان تحقيق تواصل داخلي فعال ومشاركة الأفراد في اتخاذ القرارات.
خطوات تصميم الهيكل التنظيمي
تتضمن عملية تصميم الهيكل التنظيمي مجموعة من الخطوات الرئيسية، منها:
- تحديد الأهداف الأساسية والثانوية بدقة لضمان تلبية متطلبات الهيكل التنظيمي.
- تحديد الأعمال والمهام بطريقة واضحة لتحقيق الأهداف المحددة سابقًا.
- تجميع الأنشطة والمهام المشابهة في وحدات وإسناد إدارتها إلى مدير يتسم بالصلاحيات الكافية لتحقيق كفاءة العمل.
- وصف الوظائف بشكل شامل مع تحديد الأنشطة الاعتيادية والاستثنائية، وكذلك الصلاحيات المطلوبة لكل وظيفة.
- تحديد المستويات التنظيمية داخل كل وحدة ضمن الهيكل التنظيمي.
خصائص الهيكل التنظيمي
لتنفيذ الهيكل التنظيمي بكفاءة، هناك ميزات أساسية يجب توافرها:
- مبدأ التوازن الذي يضمن توافق الصلاحيات والمسؤوليات الممنوحة لكل فرد، وتوازن نطاق الإشراف.
- مبدأ المرونة، حيث يتعين على الهيكل التنظيمي أن يكون قادرًا على التكيف مع التغييرات المستمرة.
- مبدأ الاستمرار، مما يشير إلى ضرورة الاعتماد على أسس علمية مستقرة في بناء الهيكل التنظيمي، مع إمكانية التكيف مع المستقبل دون إجراء تغييرات جذرية.
تكوين الهيكل التنظيمي داخل المؤسسة
تتطلب عملية التنظيم تقسيم العمل لتحقيق الأهداف، وينتج عن ذلك تكوين الهيكل التنظيمي للمؤسسات، الذي يتكون من وحدات تنظيمية متزايدة تكمل الأنشطة المماثلة.
يتمثل تكوين الهيكل التنظيمي في:
- تقسيم الهيكل التنظيمي حسب الوظيفة، حيث يتم تجميع الأعمال بناءً على المهام المطلوبة.
- تقسيم وظيفي حسب المنطقة الجغرافية، وهو شائع في المؤسسات ذات الأنشطة المتنوعة.
- تقسيم العمل حسب المنتج، وتنسيق الأنشطة المرتبطة بتطوير المنتجات المختلفة.
- تقسيم الهيكل التنظيمي حسب الجمهور المستفيد من الخدمات أو المنتجات المقدمة.
أهمية الهيكل التنظيمي للمؤسسة
على الرغم من اختلاف الآراء حول الهيكل التنظيمي، هناك توافق على أنه يمثل التصميم الذي يساعد المؤسسة على تحقيق أهدافها. تكمن أهمية الهيكل التنظيمي في:
- تحقيق أداء منظم وإدارة فعالة للأهداف.
- تقليل الاختلافات والتباينات بين الأفراد، مما يسهل الالتزام بمتطلبات الهيكل.
- التسهيل على الأفراد في تحقيق الأهداف وتخصيص الموارد اللازمة.
- تحسين استخدام الموارد المتاحة.
- تقليل التداخل والازدواجية بين الأنشطة.
- توفير بيئة تساعد الأفراد على اتخاذ القرارات بشكل أفضل.
- تحقيق التعاون والتنسيق بين الوحدات الإدارية المختلفة.
- القدرة على التكيف مع التغيرات الداخلية والخارجية بكفاءة.
كما أن أهمية الهيكل التنظيمي تتضح من خلال النتائج السلبية للهيكل غير الفعال، والتي تشمل:
- انخفاض معنويات الموظفين بسبب عدم وضوح القرارات.
- تعرض الأفراد لضغوط تتعلق بمتطلبات متعددة ومتعارضة.
- بطء اتخاذ القرارات بسبب عدم التنظيم.
- فشل في توصيل المعلومات بالوقت المناسب.
خاتمة عن الهيكل التنظيمي للمؤسسة
في ختام هذا المقال، ناقشنا مفهوم الهيكل التنظيمي وأهم خصائصه ودوره الحيوي في بناء العمل داخل المؤسسات. كما حاولنا توضيح كيفية تكوين الهيكل التنظيمي بطريقة منظمة وسهلة الفهم، مما يساعد القارئ على الاطلاع بشكل مبسط على الموضوع.
