تُعتبر اليومية الأمريكية أداة محورية في مجال المحاسبة، حيث تُستخدم كوسيلة لتوثيق المعاملات المالية.
تتألف اليومية الأمريكية من دفتر يحتوي على مجموعة من الخانات، تُستخدم لتسجيل كافة المعاملات المالية التي تتم على مدار اليوم، سواء كانت إيرادات أو مصروفات نقدية.
استخدامات اليومية الأمريكية
تستخدم اليومية الأمريكية لتدوين الحسابات المالية في المؤسسات الصغيرة والمتوسطة الحجم، وتُعتبر من الأساليب الشائعة في الشركات التجارية. تتميز بخفة استخدامها مقارنة باليوميات الأخرى مثل اليومية الفرنسية أو الإيطالية، وذلك للسهولة والوضوح.
هيكل اليومية الأمريكية
تتخذ اليومية الأمريكية شكلًا أفقيًا مقسمًا إلى عدة خانات، حيث يُشترط أن تكون ترتيب الحسابات متناسبًا مع التسلسل المالي.
تمتد الخانات من اليسار إلى اليمين لتشمل: التاريخ، البيان، رقم المستند، حساب الدائن، وحساب المدين.
في أعلى النموذج، يُدوَّن اسم الحساب، مع إمكانية إضافة خانات أخرى مثل رقم القيد.
الطريقة اليومية الأمريكية ومراجعات الميزانية في المحاسبة
تتباين طرق الحسابات وفقًا لنوع المؤسسة وحجمها.
تتداخل أيضًا أساليب المحاسبة مع القدرة الآلية والبشرية المعتمدة على الإدارة خلال تنفيذ العمليات المحاسبية.
تقوم فكرة اليومية الأمريكية على استخدام دفتر واحد لتسجيل جميع المعاملات المالية اليومية، الذي يجمع بين وظيفة الدفتر اليومي ودفتر الأستاذ، ويتكون هذا الدفتر من جزئين:
- الجزء الأول: صفحة يومية تقليدية.
- الجزء الثاني: دفتر أستاذ يتضمن خانتين لكل حساب لتدوين البيانات المتعلقة بالمدينين والدائنين.
يتم تسجيل كافة المعلومات المتعلقة بكل مؤسسة تجارية ضمن هذا الدفتر. على سبيل المثال، إذا قامت الشركة بشراء بضاعة بمبلغ معين، يُسجل جزء من المبلغ نقدًا والباقي عن طريق شيك، ويتم تدوين كل التفاصيل، تليها عمليات المراجعة في نهاية الشهر.
تسجل القيود اليومية بنفس الطريقة المستخدمة في اليومية التقليدية، ويتم ترحيل المبالغ لكل حساب وفقًا للجانب المخصص له.
فوائد الطريقة اليومية الأمريكية
تتميز الطريقة الأمريكية بكونها الأكثر شيوعًا، حيث تساعد في توفير الوقت والجهد وتسهل حساب النتائج بكل يسر.
تُعتبر هذه الطريقة ملائمة للمنشآت الصغيرة لكنها ليست مثالية للشركات الكبيرة. تتم عملية تسجيل كافة المعاملات المالية في دفتر واحد، بعكس الأساليب الأخرى التي تتطلب استخدام دفاتر متعددة.
شروط اليومية الأمريكية
هناك عدة شروط ينبغي أن تتواجد في اليومية الأمريكية:
- يجب تسجيل جميع المعاملات التجارية للمؤسسة على مدار اليوم، يليه توجيه القيد المحاسبي.
- يجب أن تكون اليوميات موحدة سواء في الصرف أو الإيداع، ولا تكون مفصولة على أساس الأيام، كما هو الحال في اليومية الفرنسية التي تتضمن يوميات عامة ومساعدات.
- يجب أن تكون اليومية الأمريكية شاملة، دون وجود حسابات وسيطة.
- يجب تسجيل الأستاذ المساعد أثناء القيد، وتنفيذ القيود باليومية الأمريكية يعد ضروريًا ومرتبًا.
- من المهم أن يُكتب الرقم المسلسل للقيد، ويتم مقارنة البيانات بين الأستاذ المساعد واليومية عند انتهاء الشهر بهدف استخراج ميزان المراجعة.
مميزات الطريقة اليومية الأمريكية
تحتوي اليومية الأمريكية على العديد من المميزات، أبرزها:
- تناسبها مع الشركات والمشاريع الصغيرة، حيث تُسهل استخراج البيانات المالية.
- تُعتبر الطريقة المثالية للمنشآت ذات الأنشطة البسيطة جدا.
- تتميز بسهولة في استخراج البيانات.
- تستخدم دفترًا واحدًا يجمع بين وظيفة اليومية والأستاذ المساعد.
- تعزز من كفاءة العمل عبر توفير الوقت والجهد.
- تساعد في تقليل التكلفة وتوفير راحة للموظفين، مما يسهل إدارة المعاملات المالية اليومية من صفحة واحدة.
عيوب اليومية الأمريكية
على الرغم من مزاياها، إلا أن اليومية الأمريكية تعاني من بعض العيوب، منها:
- لا تُعتبر ملائمة للشركات أو المنشآت الكبيرة.
- تفتقر إلى إمكانية طباعة القيود من الكمبيوتر، مما يمكن أن يصبح عائقًا في الشركات ذات السجلات الكبيرة.
- توجد مخاوف من الأخطاء المحتملة أثناء عملية الترحيل.
- لا تتلائم مع طبيعة العمل في الموسسات الكبرى التي تتميز بتنوع الحسابات وكبر الأرصدة.
الفرق بين الطريقة اليومية الأمريكية واليومية الفرنسية
الطريقة اليومية الفرنسية
تُعرف اليومية الفرنسية أيضًا باليومية المركزية، حيث تستخدم أكثر من دفتر لتوثيق المعاملات اليومية، بما في ذلك دفتر اليومية العامة ودفاتر المساعدة.
تتضمن هذه الطريقة مجموعة من الدفاتر، مثل: اليومية الخاصة بالمبيعات، الواردات والصادرات، ومدفات البنك.
تُنفَّذ اليومية الفرنسية عبر:
- تسجيل عمليات التنفيذ في التاريخ المحدد في الدفاتر المساعدة.
- ترحيل البيانات إلى دفتر الأستاذ العام وفقًا للمستفيدين والمدينين.
- جمع المبالغ الخاصة من العمليات وتسجيلها ضمن الدفاتر العامة في فترات محددة.
- نقل المبالغ من اليومية العامة إلى دفاتر الحسابات المختصة.
- تحتوي اليومية الفرنسية على خانتين مخصصتين، حيث تندرج خانة اليمين للمدينين وخانة اليسار للدائنين.
الطريقة اليومية الأمريكية
يعتمد هذا النظام على دفتر واحد يُسجل فيه جميع المعاملات المالية طوال اليوم. وتُعتبر جميع البيانات المتعلقة بالشركة مركّزة في صفحة واحدة.
يتم الترحيل من خانة المدين إلى خانة المدين الخاصة بالصرف نقدًا، مما يُعزز من سهولة التعامل وكفاءة العمليات الحسابية.
تُعتبر الطريقة الأمريكية أكثر فائدة لسهولة استخدامها، حيث تُوفر الوقت والجهد وتقلل التكاليف، إذ تعمل ككل من اليومية العامة ودفتر الأستاذ المساعد في نفس الوقت.
