أهمية إدارة عمليات الشراء في المؤسسات

مقدمة حول إدارة المشتريات

تُعتبر إدارة المشتريات أحد الأنظمة الأساسية في الأعمال، حيث تساهم الشركات في إدارة عمليات الشراء اليومية والأسبوعية والشهرية بشكل فعال. يتمثل الهدف الرئيسي لإدارة المشتريات في تعزيز الكفاءة المالية وتعظيم الأرباح. ومن الضروري أن تسعى إدارة المشتريات في أي منظمة إلى تقليل التكاليف من خلال وضع استراتيجيات واضحة ومفهومة وفعّالة.

تساهم إدارة المشتريات الفعّالة في زيادة أرباح أي مؤسسة، فضلًا عن تحقيق أفضل الأسعار للمنتجات والخدمات المتاحة، إلى جانب ضمان جودة عالية.

أهمية إدارة المشتريات

تُعتبر إدارة المشتريات عملية حيوية، حيث إن الحصول على المنتجات المناسبة في الوقت المناسب وبأفضل الأسعار يمكن أن يوفر الكثير للمؤسسة. في حال عدم تحقيق ذلك، فإن ذلك قد يؤثر سلبًا على أرباح الشركة بشكل ملحوظ.

يعتمد جزء كبير من نجاح إدارة المشتريات على إدارة المخزون، فقد تتعرض المؤسسة لمخاطر إذا قامت بشراء سلعة معينة بسعر ممتاز ولكنها ليست بحاجة إليها في الوقت الراهن وبالم quantities التي حصلت عليها.

قد يتطلب تخزين هذه السلع مبالغ كبيرة، كما أن هناك سلعاً تتضمن مواعيد انتهاء محددة. لذلك، إذا لم يكن لدى الشركة إدارة المشتريات الجيدة لمراقبة المخزون والربحية وكل ما يتعلق بذلك، فقد تواجه المؤسسة تكاليف إضافية، وفي بعض الحالات قد تؤدي إلى إغلاقها. وفيما يلي أبرز جوانب أهمية إدارة المشتريات:

خفض التكاليف

يُعتبر هذا الهدف المحوري في إدارة المشتريات، فعندما يسعى قسم المشتريات للحصول على مجموعة من الموردين والعروض للسلع التي تحتاجها الشركة، فإنه يمكنها من الحصول على أفضل الأسعار وأعلى جودة.

كما يجب على قسم المشتريات استبعاد الموردين الذين لا يستطيعون تقديم هذه الخدمات. ومن الضروري الاستفادة من العروض والخصومات لجعل عمليات الشراء فعالة ومجدية.

تقليل المخاطر وتأمين التوريد

الحصول على أسعار جيدة للسلع يعد أمرًا مهمًا لقسم المشتريات، لكن ينبغي أن يتم التركيز أيضًا على تقليل المخاطر. ففي بعض الأحيان قد تحصل على سعر مناسب لكن ذلك قد يتضمن مخاطر عدم جدية في التوريد.

لذا، ينبغي أن يحدد قسم المشتريات السلع الأكثر أهمية للمؤسسة ويضع خطة لتأمين توافرها بشكل دائم، واختيار الموردين الذين بإمكانهم إدارة المخاطر بشكل مستقل عن الشركة.

بناء العلاقات

لا تقتصر وظيفة إدارة المشتريات على الحصول على السلع المناسبة بأسعار ملائمة، بل تشمل أيضًا إنشاء علاقات قوية مع الموردين وأصحاب السلع. يُفضل هؤلاء الموردين العلاقات الطويلة الأمد، كما يُحسن أن يتم تقاسم المخاطر والمنافع بشكل متساوي بين الطرفين لبناء علاقات متينة وآمنة.

تحسين الجودة

يجب على إدارة المشتريات أن تولي اهتمامًا كبيرًا لتحسين جودة المنتجات، بجانب التركيز على الحصول على الأسعار المناسبة.

الاستفادة من التكنولوجيا

يمكن تيسير عمليات التوريد والطلب والشراء وعروض الأسعار من خلال توظيف التكنولوجيا بالشكل الأمثل.

علاقة قسم المشتريات بالقسم المالي

يعتبر من الضروري أن يكون قسم المشتريات على دراية بالوضع المالي للمؤسسة من خلال التواصل مع القسم المالي. هذه المعرفة تساهم في وضع استراتيجيات الشراء وبشكل يمكنه من اتخاذ قرارات مستنيرة تتجنب الأعباء المالية التي قد تضر بالشركة.