أهداف التواصل الإداري الفعّال

تعريف الاتصال

يُعتبر الاتصال إحدى المهارات الأساسية في عالم الأعمال، حيث يشتمل على مجموعة من الأنشطة مثل القراءة، والاستماع، والتحدث، والكتابة. تشمل الاتصالات الإدارية كتابة مجموعة من الوثائق التجارية، مثل الإشعارات، والتقارير، والرسائل، والعروض التقديمية. كما يتضمن إجراء المناقشات في الاجتماعات، والاستماع لجميع مستويات الموظفين، ورفاق العمل، والمدراء لضمان تحقيق الفعالية والإنتاجية. ويلعب مستوى جودة الاتصالات دورًا هامًا في تأثيـر الأعمال في عدة مجالات.

تعريف الاتصال الإداري

الاتصال الإداري هو مجموعة من الأنشطة التي تهدف إلى تنظيم، ورصد، وتفعيل، وتبرير العمليات الإدارية. تشمل هذه الأنشطة جميع خدمات الاتصال ضمن نطاق مسؤوليات الإدارة العامة. تمتلك كل مؤسسة بنية تحتية للاتصال تتيح نقل رسائل البريد الإلكتروني، والوصول إلى الشبكة الداخلية، وأنشطة الاتصال الخاصة. حيث تسهم إدارة الأعمال في نقل المعلومات وبناء الثقة، وتأمين شرعية التنظيم، وتعزيز عملية تشكيل الآراء.

بدون التواصل الفعال، تصبح إدارة المنظمة أمرًا في غاية الصعوبة. وبهذا، فإن مدى فاعلية الاتصالات الإدارية يمثل أحد المعايير الأساسية لقياس نجاح إدارة المنظمة. فإذا كانت الاتصالات ضعيفة، فستكون الإدارة أيضًا ضعيفة؛ وأما في حال كانت الاتصالات فعّالة وكفؤة، فسيؤدي ذلك إلى إدارة ناجحة ومؤثرة.

أهداف الاتصال الإداري

تتعدد أهداف الاتصال الإداري التي تساهم في تعزيز إنتاجية المؤسسات، ومنها:

• تبادل المعلومات

يتضمن تبادل المعلومات بين الأطراف الداخلية والخارجية. ويجرى الاتصال الداخلي في المؤسسات عبر الأوامر والتعليمات، والاقتراحات، وآراء الموظفين.

• تطوير الخطط

تُعتبر الخطة بمثابة مخطط لمسار العمل المستقبلي، ويجب تصميمها بهدف تحقيق الأهداف التنظيمية. وتعتمد الإدارة على الحصول على معلومات كافية لتطوير هذه الخطط، حيث يهدف الاتصال هنا إلى توفير المعلومات اللازمة للمديرين المعنيين.

• تنفيذ الخطط

عند إعداد الخطط، تأتي المرحلة التالية التي تتمثل في تنفيذها. يتطلب هذا التنفيذ التواصل السلس وفي الوقت المناسب مع الأطراف المعنية، لذا يُعتبر الاتصال ضروريًا لنقل هذه الخطط عبر جميع أقسام المنظمة لضمان التنفيذ الفعال.

• تسهيل صياغة السياسات

تشكل السياسات مجموعة من المبادئ التوجيهية لتنفيذ الأنشطة التنظيمية، وهي تُعتبر قرارات مستمرة لمعالجة المشكلات المتكررة. تحتاج المؤسسات إلى تطوير مجموعة من السياسات لتوجيه أنشطتها، مما يتطلب توفير معلومات من مصادر متعددة، حيث يهدف الاتصال هنا إلى جمع المعلومات المناسبة لصياغة السياسات بشكل فعال.

• تحقيق الأهداف التنظيمية

لتحقيق الأهداف التنظيمية، يتطلب الأمر جهدًا جماعيًا من المديرين والموظفين معًا. يتعاون الاتصال مع جهود الموظفين على مختلف المستويات بهدف تحقيق الأهداف المحددة للمنظمة.

• تنظيم الموارد

تتوفر في المنظمة مجموعة متنوعة من الموارد، مثل الموارد البشرية، والمادية، والمالية. ويعتبر تنظيم هذه الموارد بطريقة فعالة وذكية تحديًا رئيسيًا للمديرين، حيث يُعتبر التواصل الوسيلة المناسبة لتجاوز هذا التحدي.

• التنسيق

يهدف التنسيق إلى ربط الأقسام الوظيفية المختلفة داخل المؤسسات الكبيرة بشكل مناسب وفي الوقت المناسب، إذ يسعى الاتصال إلى تنسيق وظائف الإدارات المختلفة بما يسهل تحقيق الأهداف التنظيمية.

• توجيه المرؤوسين

تتمثل مهمة المدير في تحقيق الأعمال من خلال الآخرين. ولإنجاز المهام بكفاءة، تحتاج الإدارة إلى توجيه وقيادة ورقابة موظفيها. وتعتمد فعالية تلك الوظائف الإدارية بشكل كبير على جودة التواصل مع المرؤوسين ومتابعتهم.