الدورة المستندية للمخازن والمشتريات بصيغة PDF هي مجموعة من الخطوات التي تمر بها عمليات الشراء.
تتعدد التفاصيل المتعلقة بالدورة المستندية، لذا سنتناول اليوم الدورة المستندية للمخازن والمشتريات بصيغة PDF.
الدورة المستندية للمخازن والمشتريات بصيغة PDF
تتضمن دورة المشتريات عدة مراحل تبدأ من تحديد احتياجات الأقسام المتخصصة، وتنتهي بتوريد واستلام البضائع من الموردين. لذا، تبرز بعض الأسئلة حول الدورة المستندية.
من بين تلك الأسئلة: ما هي مراحل دورة المشتريات؟ وهل تختلف هذه المراحل عند تطبيقها على برنامج حسابات ومخازن؟
يجدر بالذكر أنه يجب أن نتفق على أن مراحل دورة المشتريات تظل ثابتة سواء تم تطبيقها يدويًا أو بواسطة برنامج لإدارة المخازن.
ومع ذلك، يجب النظر في عدة عوامل تؤثر على هذه الدورة، مثل حجم الشركة ونظام الرقابة الداخلية، بالإضافة إلى برنامج إدارة المخازن المستخدم والذي يؤثر مباشرة على دورة المشتريات.
ما هي مراحل دورة المشتريات عند استخدام برنامج حسابات ومخازن “اكلفليكس”؟
طلب الشراء
تعتبر هذه المرحلة الأولى في دورة المشتريات، حيث يقوم القسم المعني – مثل قسم المخازن أو قسم الإنتاج – بتقديم بيان يحدد احتياجاته ومتطلباته من السلع بكميات محددة. وبعد الموافقة على الطلب، يتواصل المشتري مع المورد للحصول على العروض والأسعار المتعلقة بالكميات المطلوبة.
طلب عروض الأسعار
في هذه المرحلة، يلعب برنامج المخازن دورًا حيويًا؛ حيث يمكنه من استلام عدة عروض أسعار من الموردين وتثبيتها في النظام لإجراء المقارنة. يقوم برنامج إدارة المخازن بمقارنة العروض المالية، وفي حالة عدم توفر البرنامج، ستتم هذه الخطوة يدويًا.
إرسال أوامر التوريد
تُعد هذه المرحلة الثالثة في دورة المشتريات، حيث يتم إصدار الأوامر إلى الموردين مع تبليغهم بعرض السعر والصنف المطلوب. يجب توضيح ما يلي في هذه المرحلة:
الأصناف المطلوبة، عرض السعر، تاريخ التوريد، والفرع الذي سيتم التسليم إليه.
إذن الاستلام
تعد هذه المرحلة الرابعة، حيث يتعين على الموردين إرسال البضائع بالكميات المطلوبة مع وجود إذن الاستلام. يجب على المشتري التأكد من تطابق المشتريات مع المواصفات والمعايير المطلوبة، وبعد ذلك يقوم أمين المخزن بالتوقيع على استلام البضائع.
إذن الإضافة
تُعتبر هذه المرحلة الأخيرة، حيث يتم إثبات المستحقات ومراجعة الحساب لفاتورة الشراء. وهناك عدة اعتبارات فنية يجب الانتباه إليها، ومنها:
- التكاليف الإضافية التي تُضاف للأصناف والخامات، مثل تكاليف النقل والشحن والتفريغ والجمارك.
- أحيانًا قد يكون مورد الخدمة مختلفًا عن مورد السلعة، مما يستدعي مراعاة التوجيه المحاسبي.
- يجب الأخذ في الاعتبار التحركات الضريبية المرتبطة بالفواتير.
لا تفوت قراءة:
أنواع الدورة المستندية
تُعتبر الدورة المستندية جزءًا من المحاسبة، حيث تمنح أي مستند الصفة القانونية وتحقق مصداقية هذا المستند. لذلك، يجب على كل محاسب التأكد من دقة عمله وتجنب الأخطاء خلال مراحل الدورة المستندية. وهناك ثلاثة أنواع رئيسية من الدورة المستندية، وهي كما يلي:
- الدورة المستندية المتعلقة بالمخازن لتوثيق معلومات الأصناف الموجودة داخلها.
- الدورة المستندية للمشتريات، والتي تخص عمليات الشراء التي قامت بها الشركات خلال السنة المالية.
- الدورة المستندية للمبيعات، المتعلقة بعمليات البيع التي قامت بها الشركة خلال السنة المالية.
