أهداف السكرتارية
نظرًا لأن السكرتير يتولى مسؤوليات المكتب على مدار اليوم، فإن أهدافه تتنوع باستمرار وفقًا لمتطلبات العمل. ومن بين الأهداف الرئيسية التي يسعى السكرتير لتحقيقها يوميًا:
الحفاظ على الروتين اليومي
يعتبر Establishing a consistent routine important for a secretary, as they are the first point of contact for clients upon entering the office. Therefore, adherence to a defined routine is essential, والذي يتضمن عدة مهارات مثل:
- الرد على الهاتف والتواصل مع العملاء.
- التعامل مع البريد الوارد سواء كان إلكتروني أو ورقي.
- نسخ المعلومات وتخزينها أو طباعتها.
تفعيل دور التكنولوجيا
في ظل التقدم التكنولوجي في القرن الحادي والعشرين، من الضروري تعزيز استخدام التكنولوجيا من خلال كتابة المراسلات وإدارة البيانات وتنظيمها باستخدام التطبيقات والبرامج المتاحة على الإنترنت.
إنجاز عدة مهام في نفس الوقت
يُعتبر هذا الأمر من أبرز أهداف السكرتارية، حيث يسعى السكرتير إلى تنظيم شؤون المدراء وتنفيذ المهام بكفاءة مع التركيز الكامل على العملاء. يتضمن ذلك تقديم المعلومات والمستندات المطلوبة، بالإضافة إلى إعداد التقارير والبحوث ومراجعة الشكاوى والاقتراحات للمدراء.
أهمية السكرتارية
تتجسد أهمية السكرتارية في النقاط التالية:
- الحفاظ على أسرار العمل والموظفين، نظرًا لأن السكرتير غالبًا ما يكون على اطلاع على المعلومات الحساسة.
- متابعة موضوعات الاجتماعات والنقاشات، بالإضافة إلى الأمور المتعلقة بالتسويق والمخزون وأية مشاكل مالية تواجه الشركة.
- الإشراف على تقديم الخدمات الإدارية.
- المسؤولية المباشرة عن تنظيم وإدارة جداول العمل.
- التنسيق بين الإدارات المختلفة داخل الشركة أو المؤسسة.
- حفظ وأرشفة البيانات، مما يسهل عملية استرجاعها عند الحاجة.
مهارات السكرتارية
يجب أن يمتلك الشخص الذي يشغل وظيفة السكرتارية مجموعة من المهارات المهمة، ومنها:
- التنظيم: يجب أن يتمتع السكرتير بمهارات تنظيمية عالية تمكنه من الحفاظ على جميع البيانات والمعلومات بشكل مرتب ودقيق.
- المهارات الشخصية: حيث أن جزءًا كبيرًا من عمل السكرتير يعتمد على التفاعل مع العملاء والموظفين.
- تعدد المهام: قد يحتاج السكرتير إلى القيام بعدة مهام في وقت واحد.
- الدقة والانتباه للتفاصيل: خاصة عندما يتعامل مع تقييم المستندات.
- القدرة على العمل تحت الضغط: حيث أنه من المحتمل أن يواجه السكرتير ضغوطات، لذا يجب أن يكون قادرًا على الأداء بفعالية في بيئات العمل المجهدة.
