أنواع السجلات الإدارية
تُعتبر السجلات الإدارية مجموعة من الوثائق والمستندات غير المتداولة المتعلقة بمؤسسة أو تنظيم أو شركة معينة. تشمل هذه السجلات جميع المعلومات والبيانات الواقعية والتقنية والعلمية، والتي تُستخدم من قبل المديرين أو المسؤولين عند اتخاذ القرارات. كما يتم تنظيم هذه السجلات لأغراض متنوعة.
فئات السجلات الإدارية
تنقسم السجلات الإدارية إلى عدة أنواع، ومنها:
- سجلات السياسة
تتعلق سجلات السياسة بمنظومة العمل مثل الخطط والأساليب والتقنيات أو القواعد المعتمدة من قبل الشركة أو المؤسسة لأداء واجباتها. ويمكن تصنيف هذه السجلات إلى ثلاث فئات رئيسية:
- الوثائق التنظيمية
تشمل الميزانيات، سجل تخطيط الميزانية، السجلات المالية، والمخططات التنظيمية والوظيفية.
- المستندات الحاكمة
تتضمن كتيبات التشغيل، التوجيهات، الأوامر، والتفسيرات الصادرة عن السلطات العليا، بالإضافة إلى ملفات المراسلات الخاصة بالمسؤولين البارزين، اللوائح، التعاميم، والتعليمات، والمذكرات، والإصدارات الدورية التي توجه سير العمل، بالإضافة إلى تقارير الأداء والدراسات المتعلقة بأساليب العمل.
- وثائق الإبلاغ
تشمل هذه الوثائق التقارير السنوية، التقارير الدورية أو الموجزة، التقارير الخاصة، محاضر الجلسات، ومحاضر الاجتماعات أو المؤتمرات، بالإضافة إلى تاريخ الوكالة.
السجلات التشغيلية
السجلات التشغيلية هي ضرورية لتنفيذ السياسات والإجراءات الإدارية، وتشمل التفويضات، السجلات الإجرائية، والمستندات التي تقدم التوجيه. تعكس القيمة التشغيلية فائدة هذه السجلات في إدارة الأعمال.
سجلات التوظيف والمراسلات
تشمل سجلات الموظفين القدامى في المؤسسة التي تضمن الحقوق القانونية المتعلقة بالتوظيف، بالإضافة إلى سجلات الرواتب. أما سجلات المراسلات فتتضمن الرسائل، التعاميم، والمذكرات الخاصة.
السجلات المحاسبية
تشمل هذه السجلات المعاملات المالية مثل الإيصالات النقدية، قسائم الإيداع، سجلات المبيعات، وبيان الأرباح والخسائر، بالإضافة إلى الميزانية العمومية.
السجلات القانونية
تمثل السجلات القانونية تلك التي تلبي المتطلبات القانونية للمؤسسة، وهي تدعم الإجراءات القانونية اللازمة. تشمل هذه الوثائق عقود التأسيس، النظم الأساسية، واللوائح الحكومية.
سجلات التقدم
تُعرَف سجلات التقدم بأنها تلك التي توفر معلومات حول تقدم المؤسسة أو الأقسام المختلفة، مثل السجلات المتعلقة بالمبيعات، المشتريات، التكلفة، الميزانية، والسيولة.
السجلات المالية
تشير السجلات المالية إلى المستندات ذات القيمة المالية التي تتعلق بالمعاملات المالية للشركة، مثل الميزانيات، كشوف المرتبات، القسائم، والسجلات المحاسبية، حيث تُستخدم لتوثيق إنفاق الأموال العامة ومتطلبات التدقيق.
السجلات الإلكترونية
تُشكّل السجلات الإلكترونية المعلومات التي تُنشأ عبر وسائل الاتصال الإلكترونية، مثل الفاكس والبريد الإلكتروني، بما في ذلك الرسائل المرسلة أو المستلمة في سياق الأعمال.
سجلات متنوعة
تُعرف السجلات التي لا تندرج في الفئات المذكورة سابقًا بالسجلات المتنوعة، حيث ترتبط بالأنشطة والتنويعات المختلفة للشركة، ولا تصنف ضمن فئة محددة.
