أنواع المستندات المختلفة

أنواع الوثائق

تُعرف الوثيقة على أنها وسيلة لجمع وتوثيق المعلومات حول أحداث معينة، بهدف الحفاظ على البيانات والمحتوى المرتبط بتلك الأحداث. يمكن أن تظهر الوثائق في عدة أشكال، بما في ذلك الوثائق الورقية، ووسائط الصوت والصورة، وغيرها. في هذا السياق، نستعرض الأنواع المختلفة للوثائق كما يلي:

الوثائق الشخصية

تُعتبر الوثائق الشخصية من بين أكثر الأنواع استخدامًا، حيث تركز بوضوح على تفاصيل تتعلق بشخص معين. من أبرز الأمثلة على هذه الوثائق السير الذاتية، والرسائل، والمذكرات.

الوثائق الحكومية والسياسية

تُصدر الوثائق الحكومية من قبل الهيئات الرسمية، وتشمل جميع الوثائق المتعلقة بالحكومة، مثل تقارير التعداد السكاني وكتالوجات المعارض الوطنية. ومن المهم الإشارة إلى أن أي وثيقة يتم نشرها من قِبل الهيئات الحكومية تصنف كوثيقة حكومية. تتوفر هذه الوثائق في أشكال متنوعة تشمل الورقية والإلكترونية. أما الوثائق السياسية فتتناول الحقوق والحريات التي يتمتع بها المواطنون.

الوثائق الإلكترونية

تشير إلى الوثائق التي تم إنشاؤها وتبادلها وتخزينها إلكترونيًا. تشمل الأمثلة على ذلك رسائل البريد الإلكتروني، والمواقع الإلكترونية، ومستندات برامج مثل Word وExcel، بالإضافة إلى إيصالات الشراء الرقمية، والرسائل النصية، ومنشورات وسائل التواصل الاجتماعي، والمعلومات المخزنة في أنظمة إدارة المحتوى. يمكن حفظ هذه الوثائق على محركات الأقراص المشتركة، والسحب الإلكترونية، وأجهزة الكمبيوتر والهواتف المحمولة.

الوثائق التعليمية والتربوية

تشمل الوثائق التي تتعلق بالتعليم، مثل تقارير الطلاب، وجداول الحصص، والمناهج، وسجلات الطلاب. تتميز هذه الوثائق بقوالب محتوى ديناميكية تسمح بتعديل المعلومات بسهولة وفقًا للتغييرات في الأسماء والدرجات. كما تشمل الشهادات التعليمية مثل شهادات التخرج، وكشوف العلامات، وشهادات اجتياز الامتحانات الجامعية.

الوثائق الإدارية

تشمل الوثائق الإدارية جميع المستندات التي تحتفظ بها الجهات العامة والتي تتعلق بالشؤون العامة. بغض النظر عما إذا كانت تلك الوثائق تخضع للقانون العام أو الخاص، يتم من خلالها توثيق الوظائف الإدارية، والمالية، والسياسات، والقرارات، والإجراءات، وتنظيم العمليات والنشاطات داخل المؤسسة.

فوائد الوثائق

توفر عملية تسجيل المعلومات في الوثائق والحفاظ عليها مجموعة من الفوائد، نذكر منها بإيجاز ما يلي:

• توحيد السياسات وممارسات العمل المختلفة وتوجيه الأفراد للامتثال لها.
• تقليل مخاطر الاحتيال وسوء استخدام المعلومات.
• الالتزام بالتوجيهات والسياسات الموثقة.
• تقديم معلومات مفيدة وجذابة للجمهور، مثل أدلة الاستخدام.
• تعزيز عملية التعلم من خلال توفير الدروس والشروحات والكتب وغيرها.