في هذا المقال، سنناقش موضوع إدارة المشتريات والمخازن. يُعتبر هذا المجال أحد الفروع الأساسية في المحاسبة، ويحتاج إلى فهم عميق من جميع القائمين على العمل في الشركات أو البنوك أو المعنيين بالنظام المحاسبي. تابعوا معنا هذا البحث للتفاصيل.
مقدمة عن إدارة المشتريات والمخازن
تُعد إدارة المشتريات والمخازن من أبرز الأقسام الحيوية التي توجد في مختلف المؤسسات، مثل المدارس والمستشفيات والشركات بجميع أنواعها. تتحمل هذه الإدارة مسؤوليات كبيرة، وتتطلب مجموعة من المهارات الإدارية لضمان نجاحها وتحقيق النتائج المرجوة. تشمل مسؤوليات هذه الإدارة جميع جوانب عمليات الشراء والتخزين، وسنستعرض أهم أهدافها خلال البحث.
تعريف إدارة المشتريات والمخازن
- إدارة المشتريات هي الإدارة المعنية بتحديد احتياجات المؤسسة وما يجب شراؤه. تُعتبر هذه الإدارة ذات أهمية كبيرة وعالية القيمة في جميع المؤسسات، ويُطلق عليها أيضًا إدارة عملية الشراء في المنظمة.
- تتكون إدارة المشتريات من مجموعة من العمليات والأنشطة التي تعمل على تنفيذها الإدارة، حتى إذا كانت الشركات لا تنوي الشراء في الوقت الحالي، إلا أن جزءًا كبيرًا من إجمالي المبيعات يعتمد على عمليات الشراء.
- حتى الشركات الخدمية تقوم بشراء نسبة كبيرة من المبيعات، ومع تزايد إقبال الشركات على تقديم الخدمات، تزايدت أهمية إدارة المشتريات بشكل ملحوظ. فهي المسؤولة عن حماية تكاليف المؤسسة.
- تتضمن عمليات إدارة المشتريات ثلاث مراحل رئيسية: المرحلة الأولى تتعلق بوضع الخطة، حيث يعد التخطيط السليم للشراء أساسي. في المرحلة الثانية، يتم المتابعة الدقيقة للعمليات، بينما تُعنى المرحلة الثالثة بإعداد التقارير المتعلقة بالمشتريات.
أهمية إدارة المشتريات
تتجلى أهمية إدارة المشتريات في النقاط التالية:
- يتجلى الدور الفعال للعامل البشري في إدارة المشتريات، حيث إنه المسؤول عن وضع الخطط وتنفيذ الأهداف والسياسات.
- تنجح إدارة المشتريات كلما كان العنصر البشري يتمتع بخبرة وكفاءة كافية في شراء المستلزمات المطلوبة بأسعار مناسبة ومن مصادر ملائمة وبكميات للجودة المطلوبة.
- تتحمل إدارة المشتريات مسؤولية متابعة الأسواق لفهم ما هو جديد ومتابعة أية تغييرات تطرأ عليها، كما أنها المسؤولة عن إبرام الاتفاقيات مع الموردين.
أهداف إدارة المشتريات
تتضمن أهداف إدارة المشتريات ما يلي:
- تسعى إدارة المشتريات إلى ضمان أن تسير عملية الإنتاج في الوقت المحدد وبشكل صحيح.
- تعتبر إدارة المشتريات جزءًا من تحقيق أرباح المؤسسة من خلال توفير الموارد اللازمة للإنتاج بأقل التكاليف الممكنة.
- تضمن إدارة المشتريات عدم تأخر العمليات الشرائية، حيث إن الوقت المثالي يُساعد في تجنب توقف العوائد المحتملة.
- تعمل إدارة المشتريات على تحقيق أفضل الأسعار سواء للمواد الأولية اللازمة للإنتاج أو للمنتجات التي تُباع في السوق بعد تعديلها.
- تُعتبر إدارة المشتريات مسؤولة عن ضمان توفير المواد بجودة عالية لضمان إنتاج منتجات ذات جودة ترتقي إلى توقعات العملاء.
- تقوم إدارة المشتريات بتحليل السوق لتحديد الموردين المناسبين وتوسيع قاعدة الموردين لضمان عدم الاعتماد على جهة واحدة.
- تسعى إدارة المشتريات إلى تعزيز العلاقات مع الموردين حيث يعتبرون عنصرًا لا غنى عنه للمنظمة.
- يجب تحقيق تنسيق وتكامل فعال بين إدارة المشتريات وبقية الأقسام في المؤسسة لتلبية احتياجاتها بشكل سريع وفعال.
مهام إدارة المشتريات
تتحمل إدارة المشتريات العديد من المهام سواء كانت تعمل داخل شركة أو مستشفى أو مدرسة أو أي مؤسسة أخرى، ومن أهم المهام ما يلي:
- إدارة عملية شراء الاحتياجات اللازمة مع إجراء الدراسات الضرورية التي تساعد على الإنتاج وتحقيق الأرباح.
- تتخذ إدارة المشتريات القرارات المناسبة بشأن ما يجب شراؤه للمنظمة.
- تضع إدارة المشتريات السياسات والشروط اللازمة لتنفيذ العمليات الشرائية.
- تقوم إدارة المشتريات بدراسة السوق بعمق لتحديد الأصول الناقصة والاحتياجات المستقبلية.
- تُحلل إدارة المشتريات المؤسسات المنافسة لفهم ما تقوم بشرائه وتحسين عمليات الشراء.
- تقوم بتسجيل كافة البيانات وتنظيمها بناءً على سجلات محكمة وخطط مدروسة.
الفرق بين إدارة المخزون وإدارة المخازن
- تختلف إدارة المخزون عن إدارة المخازن، حيث تتركز إدارة المخزون على عمليات الشراء، بينما تتعلق إدارة المخازن بالمواقع التي تحتفظ فيها المؤسسة بالعناصر.
- إدارة المخزون تعبر عن المشتريات الزائدة، وهذه تشمل الأصول التي قد لا تكون ضرورية في الوقت الحالي.
- تهدف إدارة المخزون إلى تحقيق التخطيط ومراقبة الأصناف لتحقيق أهداف معينة مثل تلبية احتياجات المنظمة بكفاءة وتفادي إهدار الموارد المالية.
كيفية تخطيط المخزون
يتم تخطيط المخزون من خلال تحديد الأهداف والسياسات المرتبطة به، وفيما يلي بعض الاعتبارات الأساسية:
- تحديد الأهداف المطلوب تحقيقها فيما يخص المخزون وفهم المغزى من وجوده.
- تقدير الاحتياجات المستقبلية فيما يتعلق بالمخزون المتوافر.
- تحديد الأوقات المناسبة التي يحتاج فيها المخزون إلى التوافر.
- تحديد حجم الاستثمار ومصادر التمويل المطلوبة.
- التأكد من إدارة حالة السحب والزيادة في المخزون.
- وضع السياسات والإجراءات اللازمة للمحافظة على المخزون.
- مراقبة جميع التحركات المتعلقة بالمخزون لضمان سلامة العمليات.
- التحقق من وفاء الموردين لمتطلبات المؤسسة من حيث الكميات والمواصفات.
- مراقبة المخزون لمن لديه مدة صلاحية معينة أو فترة معينة للاستخدام.
أبحاث أخرى:
خاتمة
في ختام مقالنا، قدمنا لكم معلومات شاملة حول إدارة المشتريات والمخازن، وتعرفنا على هيكل أعمال هذا القسم وكيفية توظيفه لتحقيق أهداف المؤسسة. نأمل أن تستفيدوا من المعلومات وتشاركوا المقال لأهميته، ولا تترددوا في ترك تعليقاتكم.
