أهداف التقرير الإداري
يهدف التقرير الإداري لتحقيق مجموعة متنوعة من الأهداف، ومن أبرزها ما يلي:
الحفاظ على العلاقات
تساهم التقارير الإدارية في تعزيز العلاقات داخل المنشآت، كما تعزز من وضوح العمليات، مما يسمح لكل فرد بفهم حقوقه وواجباته. كما أن هذه التقارير تعزز من مستوى رضا جميع الأطراف المتضمنة، سواء كانت داخلية أو خارجية، بالنسبة لمحتوى التقرير.
السيطرة
تساعد التقارير الإدارية الإدارة في المحافظة على السيطرة، مما يتيح لها إجراء مقارنات بين الأهداف المحققة والأهداف الموضوعة. وهذا يعني أنها تبقى في منطقة الأمان التي تمكنها من اتخاذ الخطوات اللازمة عند الضرورة.
التقويم
تسمح التقارير الإدارية للإدارة بتقويم الأخطاء ونقاط الضعف ضمن المنشأة أو الشركة، حيث تبقيها على علم دائم بالتطورات والأحداث الجارية. كما تساهم هذه التقارير في معرفة التحديات والعقبات التي تواجهها الإدارة، مما يمكنها من اتخاذ الإجراءات المناسبة لمواجهتها.
التخطيط
تساعد التقارير الإدارية على تعزيز كفاءة عملية التخطيط، وذلك بفضل توفر كافة المعطيات والاحتياجات بشكل مستمر. وهذا يمكن الإدارة من ضبط وتعديل الخطط بما يتلاءم مع الأهداف المطلوب تحقيقها.
تعريف التقرير الإداري
يمكن تعريف التقرير الإداري كوسيلة تواصل أساسية تهدف إلى نقل المعلومات وتبادلها بين مختلف المستويات الإدارية، وخاصة من المستويات العليا إلى المنخفضة. يتكون التقرير الإداري من مجموعة من الحقائق والبيانات الهامة التي تُعرض بطريقة واضحة وبسيطة، ويمكن أن يكون هذا التقرير مكتوباً أو شفوياً، أو مُدعماً بأدوات بصرية.
تتنوع وتختلف أنواع التقارير الإدارية بناءً على الجهة التي تعدها، القسم الذي توجه إليه، والهدف المستهدف منها. ويمكن أن تشمل التقارير اليومية، التقارير المالية، وتقارير الحسابات أو المبيعات. وعادة ما يتم تطوير التقرير من مستوى فردي إلى مستوى قسم، ثم إلى تقرير شامل للمنشأة، حتى تصل إلى تقرير مركزي يُقدم إلى المدير.
خصائص التقرير الإداري
يجب أن تتسم التقارير الإدارية الجيدة بعدد من الخصائص التي تساعد في تحقيق الأهداف المرجوة. من هذه الخصائص ما يلي:
- أن يكون التقرير محدداً لهدف واحد، ويستعرض هذا الهدف بالتفصيل.
- أن يكون واضحاً ومباشراً، مع تجنب استخدام اللغة الأدبية والاستعارات، بل يجب استخدام أسماء دقيقة.
- أن يكون محايداً وقريباً من الموضوعية.
- أن يحتوي على معلومات سهلة القياس، والتي يمكن تحويلها إلى بيانات قيمة بسهولة.
- أن يتسم بالدقة، ولا يحتوي على معلومات غير موثوقة.
- أن يكون سهل الفهم، مع إمكانية استخدام أدوات حديثة مثل الرسوم البيانية والجداول.
- أن يعتمد على مقارنات توفر فوائد فعلية للمنشأة.
خطوات كتابة التقرير الإداري
توجد عدة خطوات أساسية لكتابة تقرير إداري بطريقة واضحة ومفهومة، والتي تساعد في تحقيق أهداف التقرير. تتمثل هذه الخطوات فيما يلي:
- تحديد هدف التقرير والغرض من إعداده وجمع المعلومات اللازمة.
- تحديد مصادر المعلومات المستخدمة في إعداد التقرير.
- تجهيز فريق العمل وتوزيع المهام إذا كان التقرير يتم إعداده بشكل جماعي.
- تحديد معايير التقرير والأهداف والخصائص ذات الصلة، مثل الشكل (مكتوب أو مرئي) وتفاصيل مثل نوع الخط وحجمه.
- اختيار المصادر المعتمدة التي سيتم الاستناد إليها في التقرير.
- تحديد الجدول الزمني لإعداد التقرير وتقديمه، مع محاولة التسليم قبل انتهاء المدة المحددة.
