أهمية التخطيط التشغيلي
تعتبر خطط التشغيل من العناصر الأساسية لتحقيق النجاح والنمو في الأعمال، حيث يساهم التخطيط التشغيلي في تنفيذ الإجراءات المطلوبة ومراقبتها بشكل فعّال. ويساعد هذا التخطيط في تحفيز الفرق والأفراد، وفيما يلي أهميته:
- إعداد المشروع وخطط العمل بأسلوب مدروس مسبقاً.
- ضمان الاستخدام الأمثل للموارد المتاحة.
- تخصيص الموارد النادرة بحسب الأولويات والاحتياجات.
- تحديد المتطلبات اللازمة للموارد في مختلف الأنشطة التجارية.
- كشف الثغرات المحتملة التي قد تعترض سير العمل.
- تقليل المخاطر المحتملة التي قد تواجه المنظمة.
- إعداد خطط بديلة للتعامل مع المخاطر والمشكلات المتوقعة.
- ضمان استدامة التأثيرات الإيجابية والنتائج المرضية.
- التأكد من تحقيق الأهداف المحددة للمشروع بشكل مستمر.
- الكشف عن الفجوات ونقاط الضعف خلال سير العمل.
- تيسير عملية تصحيح الأخطاء التي قد تواجه المؤسسة.
- اتخاذ الإجراءات اللازمة لتحسين الإنتاجية والكفاءة.
- تعزيز الربحية الناتجة عن نشاطات المؤسسة المختلفة.
ما هو التخطيط التشغيلي؟
يمكن تعريف التخطيط التشغيلي (Operational Planning) بأنه العملية التي تتضمن تحديد المهام اللازمة لتحقيق النتائج المرجوة. وفي هذا الإطار، يعتبر التخطيط التشغيلي هو المخطط الذي يتم وضعه من قبل قسم أو فريق خاص داخل المؤسسة، حيث يحتوي هذا المخطط على الإجراءات والاستراتيجيات التي ستعتمدها المؤسسة للوفاء بتطلعات الإدارة العليا.
تُعد الخطط التشغيلية جزءاً مهماً نحو الالتزام بالجداول الزمنية اليومية أو الأسبوعية لتحقيق الأهداف المتنوعة. ومن الجدير بالذكر أن التخطيط التشغيلي يختلف عن خطة العمل العامة، حيث يُعتبر التخطيط التشغيلي جزءاً من خطة العمل الشاملة التي ينبغي أن تحتوي على خطوات واضحة لتحقيق الأهداف البديلة.
خطوات التخطيط التشغيلي
يوجد العديد من الخطوات المهمة في عملية التخطيط التشغيلي، مما يتطلب وضع خطوات واضحة لتحسين كفاءة العمل. يمكن صياغة خطة تشغيلية فعالة من خلال اتباع الخطوات التالية:
تصور الخطة
تتمثل هذه الخطوة في تصور الرؤية الأولية للخطة، حيث يجب أخذ الأهداف العامة للمؤسسة بعين الاعتبار، مع التركيز على ما يمكن أن ينجزه فريق أو قسم واحد. من الضروري كذلك التأكد من أن المؤسسة تمتلك كادر عمل مناسب للتمسك بالخطة وتنفيذ الإجراءات اللازمة.
تحديد الأهداف
في هذه المرحلة، يتم البدء بتحديد الأهداف الضرورية لتحقيق النجاح والنمو. ويتطلب وضع هذه الأهداف مراعاة عدة اعتبارات، مثل الميزانية المتاحة، وموقع الفريق الحالي وأين يجب أن يتواجد في المستقبل، والسبل اللازمة لتحقيق تلك الأهداف، بالإضافة إلى معايير قياس التقدم.
المرونة
يجب أن يتمتع التخطيط التشغيلي بقدرٍ من المرونة، حيث ينبغي أن يكون قابلاً للتغيير وفقاً لمدى نجاح التكتيكات المتبعة. على سبيل المثال، قد تظهر أخطاء نتيجة عدم قيام الأفراد بالمهام الموكلة إليهم بشكل صحيح، مما يستدعي إعادة توظيفهم في مواقع تتناسب مع مؤهلاتهم وإمكاناتهم.
