تصنيفات الاجتماعات
تتعدد التصنيفات الخاصة بالاجتماعات، وفيما يلي استعراض لبعض الأنواع المختلفة:
اجتماعات الإطلاق
تُعقد اجتماعات الإطلاق في المرحلة الأولى من المشروع، حيث يكون الهدف من هذه الاجتماعات هو تحديد أهداف المشروع ومناقشة التحديات التي يجب التغلب عليها. تضم هذه الاجتماعات فريق المشروع بأكمله، بالإضافة إلى جميع الأفراد الذين سيتأثرون بعمل المشروع. لذا، تُعتبر هذه الاجتماعات كبيرة الحجم، وغالبًا ما تشمل أفرادًا من أقسام مختلفة ضمن المؤسسة.
اجتماعات تحديث الوضع
تساعد اجتماعات تحديث الوضع الفريق في الاطلاع على آخر الأخبار المتعلقة بالمشروع، بالإضافة إلى الحالة الراهنة، مما يضمن أن يسير الجميع وفق المسار المحدد لإتمام المهام.
يمكن أن تشمل هذه الاجتماعات جميع المشاركين في المشروع، أو يُمكن تنظيمها لتكون ضمن فرق فرعية أكثر مرونة بهدف تقليل الاجتماعات غير المثمرة. غالبًا ما يُستخدم الاتصال بالفيديو لمتابعة تحديثات الوضع، لتجنب تجميع عدد كبير من الأشخاص معًا.
الاجتماعات الشخصية
تُعقد الاجتماعات الشخصية بين فردين، وغالبًا ما تضُم مديريهم وموظفيهم، حيث تُعتبر هذه الاجتماعات حوارية يهدف فيها الطرفان إلى تناول موضوع معين. تتضمن هذه الاجتماعات تقديم الملاحظات، وتتبع الأهداف الفردية، فضلاً عن تعزيز العلاقات. كما يتم جدولة هذه الاجتماعات في العادة مسبقًا من قبل المشرف لخلق فهم مشترك للنتائج طويلة الأجل.
اجتماعات العصف الذهني وحل المشكلات
تركز اجتماعات العصف الذهني على توليد أفكار جديدة، حيث تضم مجموعة متنوعة من الأفراد ذوي وجهات نظر ومهارات وخلفيات مختلفة.
تتناول هذه الاجتماعات إما الحلول لمشكلة معينة أو تطوير استراتيجية مستقبلية. وغالبًا ما يُكلف المشاركون بالتوصل إلى حلول فريدة بمجرد تحديد نطاق الاجتماع ومجالات التركيز، مما يوفر أساسًا لمناقشات صنع القرار التي تُبنى على الحلول المعلنة.
اجتماعات اتخاذ القرار
تُستخدم اجتماعات اتخاذ القرار لاتخاذ قرارات رسمية تؤثر بشكل كبير على المشروع. وتتميز هذه الاجتماعات بالتنظيم والدقة العالية، وتتطلب تعاونًا أكبر عندما يكون هناك أكثر من خيار قيد المناقشة. من الأمثلة على ذلك عند اتخاذ قرار بشأن توظيف مرشح معين.
يتواجد في هذه الاجتماعات أفراد إما ذوي معرفة واسعة بالموضوع أو يمتلكون السلطة للتأثير على النتائج.
اجتماعات تعزيز الفريق
تسعى اجتماعات تعزيز الفريق إلى تحسين فهم الأعضاء لبعضهم البعض وتعزيز روح التعاون بينهم. قد تتضمن هذه الاجتماعات أنشطة منظمة، أو تأخذ شكلًا حرًا يسمح بالتفاعل خلال أوقات الفراغ، أو قد تكون مزيجًا من الاثنين معًا.
تسعى هذه الاجتماعات إلى خلق بيئة ممتعة لتعزيز الهدف الرئيسي المتمثل في توحيد أعضاء الفريق، وغالبًا ما تهدف إلى:
- تعزيز الثقة بين الأعضاء.
- مساعدة المجموعة على الشعور بالتقدير والترحيب.
- تعزيز انتماء الأعضاء للمهمة التي يعملون عليها.
- زيادة الحافز لإكمال المهام.
اجتماعات تبادل الأفكار
تعد الاجتماعات التي تضم جميع أعضاء المجموعة وتتيح لهم تبادل الأفكار الجديدة طريقة أكثر فعالية مقارنة بتوزيعها عبر البريد الإلكتروني أو محادثات فوضوية. حيث تتيح هذه الاجتماعات للمتحدثين التعمق في الموضوع، مما يُمكن الأعضاء من طرح الأسئلة ومناقشتها.
تجعل هذه الاجتماعات عملية مشاركة الأفكار تفاعلية، مما يقدم للأعضاء الفرصة لتعزيز أفكار بعضهم البعض، مما يؤدي في النهاية إلى المزيد من العمل الجماعي وتقوية العلاقات. على الرغم من أن هذا النوع من الاجتماعات قد يستغرق وقتًا أطول، إلا أنه غالبًا ما ينتج عنه أفكار جديدة تؤدي إلى توسع في السوق.
