فروع إدارة المشتريات وأنشطتها الأساسية

مفهوم إدارة المشتريات

تُعتبر إدارة المشتريات آلية حيوية من خلالها تقوم المؤسسات بشراء المواد من الموردين والمزودين الخارجيين. وتتضمن هذه العملية طلب الأصناف والمواد، واستلامها، ومراجعتها، والموافقة عليها من قبل الموردين.

لضمان تقديم مستوى عالٍ من الخدمات، من الضروري إدارة علاقات الموردين بطرق احترافية ولبقة. كما تشمل عملية الشراء متابعة وتقييم الأداء لضمان استلام وتسليم المواد والأصناف في المواعيد المحددة. ويتطلب الأمر أيضاً فحص المواد من حيث الجودة والكمية، فضلاً عن إدارة المخزون والحسابات الخاصة بالمشتريات.

أقسام إدارة المشتريات

تنقسم إدارة المشتريات إلى عدة أقسام رئيسية، منها:

قسم عمليات المشتريات

هذا القسم مسؤول عن تنفيذ عمليات شراء السلع والمنتجات والخدمات عبر المناقصات والتفاوض مع الموردين. كما يقوم بإعداد دراسات جدوى لتحديد متطلبات المنظمة واحتياجاتها بدقة، ويُعنى بدراسة السوق لتقدير تنافسية المنظمة مقابل المؤسسات الأخرى.

يشتمل الدور على تحديد الأسعار المناسبة لحدود شراء المواد التي يمكن للمنظمة التعامل معها، بحيث تكون المنفعة المستهدفة أكبر من التكاليف، وبما يتوافق مع طبيعة العمل وسياسات المنظمة.

قسم العقود

يلعب هذا القسم دوراً مهماً في توقيع العقود بين المنظمة والأطراف المعنية في عملية الشراء، مع التأكد من شمولية العقود لكافة العناصر الضرورية. كما يدير مختلف أوجه التعاون والعقود مع الجهات المعنية لضمان تلبية احتياجات المنظمة ضمن الجداول الزمنية المتفق عليها.

قسم إدارة علاقات مزودي الخدمة

يهدف هذا القسم إلى تنظيم وإدارة كافة العلاقات مع المزودين والبائعين، مع تنظيم عمليات تسليم السلع والخدمات وأتمتة العمليات المرتبطة بالشراء. كما يُقارن بين الموردين لجذب أفضلهم.

تكمن الأهداف في ضمان عدم تأخر الإنتاج عبر تنويع المصادر، مع الأخذ في الاعتبار السعر، ووقت التوصيل، فضلاً عن كفاءة خبرة الموردين. كما يعمل القسم على بناء الثقة وتعزيز العلاقات مع الموردين لتحسين الجودة الخدمية وتلبية احتياجات المنظمة من الموارد.

قسم ضبط الجودة

يتسلم هذا القسم مسؤولية تنفيذ أنظمة الجودة المناسبة لطبيعة العمل، ويعمل على تحديد الأسس والشروط الصحية المطلوبة في جميع مرافق المنظمة لضمان استمرارية العمل وتحقيق الأهداف التنظيمية.

يشتمل العمل على تنظيم عمليات فحص المواد والأدوات المشتراة للتأكد من مطابقتها للمواصفات والمعايير العالمية. بالإضافة إلى ذلك، يُعدّ القسم برامج تدريبية فعالة لتحسين كفاءة الموظفين وزيادة الإنتاجية وتقليل التكاليف، وتعزيز انتماء العاملين.