تسعى المنظمات والمؤسسات العصرية إلى تحقيق أهدافها ورغباتها في العمل من خلال إطار من التعاون والشراكة بين فريق كبير من الأفراد. تهدف هذه المؤسسات إلى تحسين الأداء الوظيفي واختيار الأساليب الملائمة لتحقيق التوازن بين احتياجات ورغبات الأفراد.
لذا، تتطلب هذه الجهود استغلال كفاءات الموظفين ونشاطاتهم المختلفة وخبراتهم لتلبية كافة احتياجاتهم.
تعريف الكفاءة
تشير الكفاءة إلى القدرة على إنجاز الأمور بالشكل الصحيح وبأقل التكاليف، مع الحد الأدنى من استخدام الموارد، مثل الوقت والجهد والمال، وذلك لتحقيق أعلى استفادة ممكنة.
تعريف الفاعلية
الفاعلية تعني القدرة على إنجاز الأمور الصحيحة من أجل تحقيق أهداف المؤسسة. قد تكون المؤسسة فعالة ولكن ليست بالضرورة كفؤة، مما يعني أنها تصل إلى أهدافها بتكاليف مرتفعة، وهو ما ينعكس سلبًا على استخدام مواردها وكفاءتها.
عند غياب الكفاءة مع وجود الفاعلية، لن تُحقق الأهداف بطريقة صحيحة. وإذا كانت هناك كفاءة دون فاعلية، فقد تضيع الجهود دون وجود أهداف واضحة أو منتج جيد. وفي حالة توفر الجودة دون كفاءة أو فاعلية، فإن الأعمال لن تكتمل بالشكل المطلوب.
تعريف الجودة
تعتبر الجودة مقياسًا لتميز المنتج خاليًا من العيوب، ويتم تحقيقها عبر الالتزام بالمعايير. يمكن قياس الجودة من خلال التجانس في المنتج الذي يلبي توقعات العملاء.
وفقًا لمعيار ISO، تُعرف الجودة بأنها جميع الخصائص المتعلقة بالخدمة أو المنتج التي تسهم في تلبية الاحتياجات المعلنة أو الضمنية.
الكفاءة والفاعلية
تحتوي مجالات الإدارة على مصطلحات رئيسية تؤثر على طبيعة بيئة العمل، وتُعتبر الكفاءة والفعالية من بين المفاهيم الإدارية المهمة. وتعتمد الأبحاث العلمية في هذا المجال على دراسة الكفاءة والفعالية من خلال منظورات متعددة، مشيرةً إلى وجود تداخل بينهما بسبب عدة تحديات، مثل تحديد عناصر الكفاءة الإدارية والفعالية التنظيمية.
أنواع الكفاءة
تُقسّم الكفاءة إلى ثلاثة أنواع:
الكفاءة الجماعية
تركز الكفاءة الجماعية على تعزيز التعاون والمشاركة بين الأفراد في المنشآت. يتم قياسها من خلال دراسة منطق الاتصال الفعال، الذي يعتمد على تحسين مستوى التواصل والحصول على معلومات ملائمة.
تسهم الكفاءة الجماعية في تطوير الأداء وتقليل الصراعات، وتعتبر نتيجة التفاعل بين كفاءات الأفراد وكفاءة الفريق كمجموعة.
الكفاءة الفردية
تتعلق الكفاءة الفردية بمسؤولية الأفراد تجاه مواجهة المشكلات والظروف في بيئة العمل. يجب أن يمتلك الأفراد المعرفة والمهارات اللازمة لمواجهة مختلف التحديات، إذ تتعلق الكفاءة الفردية بالسلوكيات والقدرات التي تساهم في تحسين الأداء المؤسسي.
الكفاءة الاستراتيجية
تتمحور الكفاءة الاستراتيجية حول إدارة الموارد البشرية، حيث من الضروري تحديد الكفاءات والمهارات الضرورية لموظفي المؤسسة. تُعتبر الكفاءة استراتيجية إذا ساهمت في تكييف المؤسسة مع البيئة التنافسية المحيطة.
أنواع الفاعلية
يمكن تصنيف الفاعلية إلى ثلاثة أنواع رئيسية:
الفاعلية الشخصية
- تعتمد الفاعلية الشخصية على تحديث أهداف المؤسسة لتعزيز نجاحها، دون أن تتعارض الأهداف الشخصية للموظفين مع الأهداف العامة للمؤسسة.
الفاعلية الإدارية
- تتعلق الفاعلية الإدارية بالأنشطة والمهام التي ينفذها المدراء لتحقيق النتائج المرجوة.
الفاعلية الظاهرية
- تستند الفاعلية الظاهرية إلى السلوك الواضح للأشخاص دون النظر إلى الإنجازات الفعلية، مما يسهل صعوبة قياس مدى الفاعلية.
الفرق بين الكفاءة والفاعلية والجودة
تستخدم المؤسسات مصطلحات الكفاءة والفاعلية والجودة لوصف طبيعة أداء العاملين. ويساهم فهم هذه المفاهيم في تحسين بيئة العمل، على الرغم من أن هذه المصطلحات قد تبدو متشابهة.
إلا أنه هنالك اختلافات جوهرية بين الكفاءة والفاعلية والجودة، توضح الفروق على النحو التالي:
من حيث إنتاج الموظفين
بينما يتمتع الموظف الفعال بإنتاجية مرتفعة، يتميز الموظف الكفؤ بإنتاج ذكي وسريع، بينما يحقق الموظف الجيد نتائج دقيقة ومتقنة.
من حيث الاستراتيجية الإدارية
تؤثر الكفاءة على قرارات الإدارة الاستراتيجية من خلال تحسين استخدام الموارد. بالمقابل، تتعلق الفاعلية بتحقيق أهداف مثل زيادة رضا العملاء وزيادة الإيرادات، بينما تسهم الجودة في تحسين تجربة العملاء سواء من خلال الإدارة أو المنتجات.
من حيث كيفية تنفيذ المهام
تحدد الفاعلية معايير أداء المهام، بينما تركز الكفاءة على الوقت المستخدم، في حين تعكس الجودة مدى الانضباط والتنظيم في تنفيذ المهام.
