إعداد خطة عمل فعالة
تعد خطوة إعداد خطة العمل واحدة من الخطوات الأساسية اللازمة لتعزيز وتطوير قسم المشتريات. حيث يتم من خلال هذه الخطوة تحليل وتحويل الأهداف العامة للشركة إلى أهداف شراء واضحة. يستلزم ذلك تحديد الموارد والأدوات الضرورية لضمان تنفيذ خطة العمل بكفاءة. من المهم أيضاً مراعاة المخاطر والأزمات المحتملة التي قد تعوق هذه الخطة، الأمر الذي يتطلب وضع حلول وقائية لمواجهتها قبل حدوثها، مما يسهم بشكل كبير في تحقيق الأهداف المحددة لهذه الخطة، إلى جانب توثيق البرامج التشغيلية، ومواءمة أهداف المؤسسة مع استراتيجيات الشراء المعتمدة.
تقييم الوضع الحالي للمؤسسة
تُعتبر هذه الخطوة من المراحل الأولى الضرورية قبل بدء تطوير قسم المشتريات. ينبغي دراسة الوضع الحالي للمؤسسة وفهم هيكلها التنظيمي من خلال مراجعة الجداول الزمنية للإنتاج، الميزانيات، والأهداف المنشودة. يساعد ذلك في تحديد الاحتياجات الحالية والاكتشاف المبكر لنقاط التحسين قبل الانتقال إلى مرحلة التطوير.
تحديد نقاط القوة والضعف
يجب تقييم قسم المشتريات من خلال قياس كفاءة وفعالية الأداء الوظيفي للعاملين فيه. سيمكن ذلك من التعرف على المجالات التي تتطلب تحسين وتطوير. إن التعرف على نقاط الضعف يساهم في تجنب العوائق أمام تحقيق الأهداف المتوقعة للشركة. تُؤثر نقاط الضعف بشكل كبير على قدرات ومهارات الفريق، مما قد يؤدي إلى ظهور فجوات في الأداء. لذلك، من الضروري التعامل مع هذه النقاط من خلال تنظيم دورات تدريبية للموظفين في مجال إدارة الشراء، أو توفير فرص حقيقية لتعزيز اللقاء بين الموظفين مع ذوي الخبرة والكفاءة للاستفادة من معارفهم.
قياس أداء قسم الشراء
يُعتبر قياس أداء قسم الشراء مؤشراً هاماً على نجاحه. يمكن تقييم الأداء من خلال النقاط التالية:
- خفض التكلفة: يتم ذلك من خلال مقارنة تكلفة عنصر تم شراؤه سابقاً مع التكلفة الحالية، حيث ينبغي أن تكون التكلفة الحالية أقل من تلك السابقة.
- تحسين الجودة: يتحقق ذلك من خلال مقارنة جودة المنتج الحالي بجودته السابقة، وملاحظة التغير الإيجابي الناتج عن تطبيق استراتيجيات جديدة مثل تغيير المورد أو التفاوض مع المورد الحالي.
- تقليص تكاليف النقل: يُعتبر خفض تكاليف النقل مؤشراً على فاعلية العملية الشرائية، ويجب أن يتم ذلك عبر تطبيق استراتيجيات جديدة تشمل التفاوض مع شركات النقل، مقارنة الأسعار، وتنفيذ المناقصات لضمان الحصول على أفضل خدمة بتكلفة أقل.
