تُعتبر قواعد البيانات أداة فعالة لتنظيم المعلومات بطريقة تسهّل الوصول إليها، لذا يُعد فهم كيفية عمل قاعدة بيانات منذ البداية أمرًا بالغ الأهمية. يساعد ذلك في إدارة البيانات وتحديثها وقراءتها بكفاءة. في هذا المقال، سنستعرض كيفية إنشاء قاعدة بيانات تحتوي على الجداول والعناصر المطلوبة عبر برامج سهلة الاستخدام، مع التركيز على برنامج “Microsoft Access”.
كيفية إنشاء قاعدة بيانات
يمكن بدء إنشاء قاعدة بيانات جديدة باستخدام برنامج Microsoft Access، الذي يتمتع بواجهة مستخدم تفاعلية ويدعم التكامل مع البرمجيات الأخرى من مجموعة Microsoft. إليكم خطوات عملية لإنشاء قاعدة بيانات باستخدام Access:
إنشاء قاعدة بيانات باستخدام برنامج Microsoft Access
عند فتح Access، ستظهر لك علامة التبويب “جديدة” في واجهة العرض الخلفي (Backstage View)، والتي من خلالها يمكنك إنشاء قاعدة بيانات فارغة أو استخدام قالب مُثبت مسبقًا أو قالب من Office.com.
ينبغي إنشاء قاعدة بيانات جديدة عندما تتطلب متطلبات التصميم مواصفات دقيقة، مما يتطلب إدراج بيانات معينة. يمكنك اختيار “جديدة” من نافذة برنامج Access، ثم تحديد نموذج قاعدة البيانات، وإدخال اسم للقاعدة، وبعد ذلك حفظها بالضغط على أيقونة المجلد واختيار موقع الحفظ، ثم الضغط على زر “إنشاء” (Create).
1- إنشاء قاعدة بيانات باستخدام قالب
يمكنك استخدام قالب جاهز يتضمن جميع الاستعلامات والنماذج والوحدات الماكرو والتقارير اللازمة لإنجاز المهمة التي ترغب بها، مما يتيح لك إنشاء قاعدة بيانات بسرعة. لكن إذا كنت بحاجة إلى استيراد بيانات من برنامج آخر إلى Access، فقد يكون من الأفضل إنشاء قاعدة بيانات بدون استخدام قالب، وسنوضح ذلك لاحقًا.
لإنشاء قاعدة بيانات باستخدام قالب جاهز، يمكنك اتباع الخطوات التالية:
- إذا كان لديك أي قاعدة بيانات مفتوحة، يمكنك إغلاقها من خلال علامة التبويب “ملف”، ثم اختيار “إغلاق” لتظهر علامة التبويب “جديدة” في واجهة العرض الخلفي.
- ستجد مجموعة من القوالب في علامة التبويب “جديدة”، ويمكنك أيضًا تنزيل قوالب إضافية من Office.com، اختر القالب الذي ترغب في استخدامه.
- يمكنك تغيير اسم الملف من مربع “اسم الملف” وحفظ قاعدة البيانات في مجلد غير مُدرج بالضغط على أيقونة المجلد، ثم اختيار المجلد المناسب والضغط على “موافق”.
- اضغط على “إنشاء” لإنشاء قاعدة بيانات من القالب الذي تم اختياره في Access ثم فتحها، يُمكنك إدخال البيانات في القالب بالنقر على الخلية الأولى الفارغة في النموذج ثم إدخال المعلومات، مع إمكانية التنقل بين العناصر المختلفة في قاعدة البيانات حسب نوع القالب.
2- إنشاء قاعدة بيانات بدون استخدام قالب
يمكن إنشاء قاعدة بيانات تحتوي على الجداول والنماذج والتقارير والعناصر الخاصة بك دون الحاجة لاستخدام قوالب جاهزة، وذلك بإحدى الطريقتين التاليتين:
- إنشاء قاعدة بيانات جديدة ثم إدخال البيانات في الجداول الموجودة، أو لصقها، أو استيرادها، وتكرار ذلك داخل الجداول التي يتم إنشاؤها باستخدام الأمر “جدول” من علامة التبويب “إنشاء”.
- استيراد بيانات من مصادر أخرى، ثم إنشاء جداول جديدة.
يمكنك إدارة قاعدة البيانات وعملياتها باستخدام مجموعة من البرمجيات التي تسهل هذه المهمة، حيث يمكنك إنشاء قاعدة البيانات من خلال الجداول والعناصر المطلوبة، أو باستخدام قوالب جاهزة تتيح لك إدخال البيانات مباشرة، اعتمادًا على احتياجاتك الخاصة.
