قد يُطلب من الطلاب أو الموظفين في مؤسساتهم إعداد تقارير دون معرفة الطريقة الصحيحة لذلك، مما يمكن أن يؤثر سلبًا على مسيرتهم الأكاديمية أو المهنية. لذا، سنستعرض من خلال مقالتنا عبر موقعنا خطوات كتابة التقرير، بالإضافة إلى أهميته وأنواعه.
أهمية كتابة التقرير
قبل التعمق في كيفية كتابة التقارير، من الضروري أن نفهم طبيعة التقرير، والذي يُعتبر وثيقة تتناول دراسة قضية معينة أو مشكلة ما تتعلق بمعلومات وبيانات محددة. وتهدف التقارير إلى تقديم أفكار وتحليلات حول هذه الدراسة.
تنبع فوائد التقرير من دوره المؤثر في الحياة العلمية والعملية، وتكمن أهميته في النقاط التالية:
- يمثل التقرير مصدرًا رئيسيًا للمعلومات.
- يُعتبر أداة لتقييم الأعمال والأنشطة في سياق الوظائف.
- يعمل كإعلان قانوني للشركة أو المؤسسة.
- يساهم في تسريع إنجاز الأعمال، مما يوفر الوقت والجهد.
- يُعد نموذجًا مصغرًا للبحث العلمي في الدراسات الجامعية.
كيفية كتابة التقارير
لإعداد تقرير جيد، يجب عليك اتباع الخطوات التالية:
- حدد الهدف من كتابة التقرير، والذي غالبًا ما ينطوي على عرض معلومات وحقائق معينة.
- تأكد من تحديد احتياجات القارئ، إذ من الضروري توضيح المعلومات التي تهمه.
- حدد محتوى تقريرك من خلال جمع مجموعة متنوعة من الأفكار والحقائق.
- قم بتدوين ما جمعته من معلومات في مسودة أولية بعد تمحيصها بعناية.
- حدّد الأفكار الرئيسية للتقرير لتجنب التشتت أثناء الكتابة.
- راجع المسودة للتحقق من الأخطاء الإملائية والنحوية.
أنواع التقارير
تختلف التقارير باختلاف الهدف وراء كتابتها. وفيما يلي أبرز الأنواع المشهورة:
- التقارير غير الرسمية: تتكون من ثلاثة عناصر رئيسية: المقدمة، المناقشة، والخاتمة.
- التقارير الرسمية: تتميز بتعدد عناصرها ودقتها، مثل الرسائل العلمية.
- التقارير الدورية: تتناول المعلومات المتعلقة بقرارات وأهداف المؤسسة، وتمتاز بالشمول والإيجاز.
- تقارير التفتيش: تهدف إلى تقييم العقارات والمباني التجارية أو السكنية.
إطار كتابة التقارير
رغم اختلاف أساليب كتابة التقارير، إلا أن هناك إطارًا عامًا يجمع معظم العناصر الأساسية، والتي تشمل:
- صفحة العنوان: تحتوي على رقم التقرير، أسماء المعدين، التاريخ، وعدد الصفحات، ويمكن أن تتضمن معلومات اتصال.
- الفهرس: يعمل كجدول محتويات، إذ يسرد أقسام التقرير وموضوعاته المختلفة، بالإضافة إلى مواقع الرسوم البيانية.
- المقدمة: توفر لمحة عن المؤسسة المعنية وإنجازاتها.
- التقييم: يتناول النتائج المكتشفة بتفصيل، سواء من خلال الأرقام والإحصاءات أو بالكتابة.
- التوصيات: تشمل الاقتراحات المتعلقة بالقضية التي يتم تناولها في التقرير.
- الملاحق: تشمل المستندات المرفقة، مثل الصور والفيديوهات والأخبار.
خصائص التقرير الجيد
يتميز التقرير الجيد بوجود خصائص أساسية، منها:
- وضوح الهدف من كتابة التقرير.
- الإيجاز والشمول، مما يسهل إيصال الرسالة بشكل فعال.
- وضوح وسلاسة اللغة المستخدمة، مع تجنب التعقيد والغموض.
- تضمين الوثائق والمراجع الداعمة للرسالة.
- إضافة مرفقات مثل الصور والرسوم البيانية لزيادة الفهم.
- التأكيد على الدقة، مع تجنب المعلومات المضلة.
- التركيز على المعلومات القيمة دون الإطالة في الشرح بلا ضرورة.
- استخدام خط متوسط في الكتابة، وسرد مباشرة وأسلوب عرض واضح.
- قدرة التقرير على الإقناع بطريقة ودية وجذابة.
- الحيادية والموضوعية، مع تجنب ذكر الآراء الشخصية.
وبهذا، نكون قد استعرضنا كيفية إعداد التقارير بشكل متميز من خلال توضيح خطوات كتابة التقرير، بالإضافة إلى الأنواع المختلفة وإطار الكتابة، بالإضافة إلى تناول خصائص التقرير الجيد وأهمية كتابة التقارير بوجه عام.
