تعتبر الرسائل الرسمية وسيلة أساسية للتواصل مع الجهات الرسمية، حيث يعتمد الموظفون على هذه الرسائل للتعبير عن مطالبهم وتوجهاتهم إلى المدراء والرؤساء في العمل. في هذا المقال، نقدم لكم إرشادات حول كيفية كتابة الرسائل الرسمية باللغة العربية.
كيفية صياغة رسالة رسمية باللغة العربية
هناك مجموعة من الشروط الأساسية التي يجب أن تتوفر في الرسائل الرسمية لضمان قبولها. وفيما يلي نستعرض هذه الشروط:
- استخدام تحية رسمية مناسبة.
- تقديم نفسك بوضوح.
- كتابة موضوع الرسالة بلغة عربية صحيحة.
- تجنب الأخطاء الإملائية.
نماذج رسائل رسمية جاهزة
فيما يلي بعض النماذج المتنوعة من الرسائل الرسمية الجاهزة والتي يمكن استخدامها في مراسلات العمل:
النموذج الأول
إليكم نموذجًا عن رسالة رسمية يمكن إرسالها إلى المؤسسة أو الشركة بخصوص استحقاق ترقية:
اسم الشركة/ (اكتب اسم الشركة أو المؤسسة).
تاريخ اليوم/ (اكتب تاريخ إرسال الرسالة).
إلى السيد/ (اكتب اسم مستلم الرسالة).
تحية طيبة وبعد.
أرغب في تقديم هذه الرسالة بعد أن تم حرماني من الترقية التي أستحقها، بناءً على شهادة عدد من الزملاء. وليس أمامي خيار سوى تقديم هذه الشكوى إليكم، وأنا على ثقة من حرصكم على تطبيق العدل والمساواة ومنح كل ذي حق حقه، مع خالص التقدير والشكر.
مرسل الرسالة/ (اكتب اسم مرسل الرسالة)، العامل في قسم (اكتب تخصص مرسل الرسالة)، وحامل المسمى الوظيفي/ (اكتب المسمى الوظيفي للمرسل).
توقيع الموظف/ (اكتب اسم الموظف مرسل الرسالة).
النموذج الثاني
نقدم لكم نموذج رسالة رسمية لإرسالها للفت الانتباه إلى بعض المشكلات التي بحاجة إلى حل في الشركة:
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
تحية طيبة وبعد،
السيد رئيس: (اكتب اسم رئيس الجهة).
رئيس قسم (اكتب اسم القسم).
التاريخ: (اكتب تاريخ اليوم).
أتقدم إليكم بجزيل الشكر والامتنان على مجهوداتكم في الإدارة، وأرغب في إبلاغكم من خلال هذه الرسالة أنه توجد بعض الأمور المستجدة في المؤسسة، وهي:
(اذكر الأمور المستجدة على هيئة نقاط).
أرجو من حضراتكم أخذ هذه الأمور بعين الاعتبار. لقد أرسلت إليكم هذه الرسالة نظرًا لاهتمامكم بتطوير المؤسسة، مع خالص شكري وتقديري.
مرسل الرسالة: (اكتب اسم الموظف).
العامل في قسم: (اكتب اسم المجال الذي يعمل به الموظف).
رقم الجوال: (اكتب رقم جوال مرسل الرسالة).
التوقيع: (توقيع مرسل الرسالة).
النموذج الثالث
وفيما يلي النموذج الثالث من الرسائل الرسمية التي يمكن تقديمها في حالة افتتاح فرع أو مؤسسة جديدة:
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
السيد الفاضل/ (أدخل اسم صاحب الشركة).
لقد علمت بالافتتاح الجديد لشركة/ (أدخل اسم الشركة) في مجال/ (اكتب مجال عمل الشركة)، ويسعدني أن أقدم لكم أطيب التهاني والتبريكات. أسأل الله أن يوفقكم في هذه الخطوة وأن يجعلها مصدر رزق حلال. أقدم هذه الرسالة لأطلب منكم الثقة والتعاون معي، وأشكركم جزيل الشكر.
اسم المرسل/ (اكتب اسم مرسل الرسالة).
رقم الجوال/ (أدخل رقم جوال مرسل الرسالة).
التوقيع/ (توقيع مرسل الرسالة).
النموذج الرابع
نستعرض لكم النموذج الرابع من الرسائل الرسمية والذي يمكن إرساله إلى مدير العمل لتقديم بعض الاقتراحات الهامة لتطوير الشركة، ويكون كما يلي:
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
أرسل تحياتي لكم،
السيد/ (أدخل اسم مدير الشركة)، مدير شركة/ (اكتب اسم الشركة).
أتقدم إليكم بشكري على منحي الفرصة للتعاون معكم. وأود من خلال هذه الرسالة أن أعبر عن امتناني لجهودكم الكبيرة في الشركة، وأرغب في الإشارة إلى بعض النقاط التي أراها ضرورية لتطوير العمل وهي:
(اذكر الأمور على شكل نقاط).
آمل أن تنال اقتراحاتي إعجابكم.
خالص الشكر والتقدير لكم.
اسم المرسل/ (أدخل اسم مرسل الرسالة).
تاريخ اليوم/ (اكتب تاريخ الرسالة).
توقيع المرسل/ (إمضاء مرسل الرسالة).
وبهذا نكون قد استعرضنا في هذا المقال كيفية كتابة رسالة رسمية بالعربية، مع توضيح الشروط الأساسية التي يجب الاعتناء بها عند كتابة الرسالة، بالإضافة إلى توفير نماذج متكاملة من الرسائل الرسمية.
