تمثل المستندات أوراقًا رسمية تُعد في أي منشأة سواء كانت حكومية أو خاصة، ويتم تداولها بين مختلف الإدارات داخل أو خارج المؤسسة. سنتناول في هذا المقال مستندات الأعمال، ونستعرض أنواعها واستخداماتها المختلفة.
مستندات الأعمال
- تشير مستندات الأعمال بشكل عام إلى الأوراق أو التقارير أو السجلات التي يتم إعدادها داخل الشركة بهدف توضيح معلومات وبيانات محددة تتعلق بالنشاط.
- يمكن أن تتضمن المستندات معلومات أو حسابات مرتبطة بالعمل، بالإضافة إلى معلومات تخص العملاء أو الموظفين.
- من الممكن أيضًا توثيق ما يتم خلال الاجتماعات والمؤتمرات ضمن مستند أو تقرير لتقديمه للمديرين أو المسؤولين الأعلى.
أنواع مستندات الأعمال
تتولى مستندات الأعمال عدة أنواع، وسنستعرض فيما يلي تلك الأنواع واستخداماتها:
المستندات المالية
- تهدف المستندات المالية إلى توثيق الحسابات المالية للمنشأة، بما في ذلك المصروفات والإيرادات بمختلف أنواعها، بالإضافة إلى إعداد قوائم الضرائب لتحديد قيمة الضرائب المستحقة سنويًا.
- توضع الخطة المالية الجديدة في المستندات المالية سنويًا، لتُعرض على المديرين ورؤساء مجلس الإدارة.
تشمل المستندات المالية عدة أنواع، منها:
- المستندات الخاصة بتسجيل قيمة الأرباح والخسائر.
- المستندات التي توضح مرتبات الموظفين بعد خصم الضرائب والتأمينات إذا كانت موجودة.
- أوراق تسجيل الدخل.
- الموازنات العامة.
مستندات الأعمال
- تُعد مستندات الأعمال لتقييم جوانب محددة داخل المنشأة، مما يعزز من قدرة متخذي القرار على الابتعاد عن الأخطاء. فهي توفر معلومات مهمة لمتابعة سير العمل بشكل جيد.
- تشمل مستندات الأعمال جميع البيانات المتعلقة بالمبيعات والمعلومات عن الشركاء الجدد والمنافسين، بالإضافة إلى معلومات أخرى ذات صلة.
- تساهم مستندات الأعمال أيضاً في تقديم حلول للمشكلات التي قد تواجه المنشأة، أو في وضع خطط أعمال جديدة لتنفيذها في المستقبل.
مستندات الشركات
- تُعتبر مستندات الشركات أوراقاً رسمية وقانونية تتعلق بالشركة، حيث تتضمن كافة بنود الشراكة والتمويل وأي مسأل قانونية أخرى، وكذلك القوانين التي تنظم أنشطة الشركة داخليًا وخارجيًا.
- يتم جمع كافة القوانين واللوائح الخاصة بالمنشأة في مستندات رسمية خلال مرحلة التأسيس وقبل بدء التشغيل، وتكون هذه المستندات مصاغة بواسطة المستشارين القانونيين.
- تُحفظ هذه المستندات في مكان آمن، وتهدف إلى تسهيل سير العمل بشكل منظم وفقًا لقواعد محددة، وهي تشمل القوانين المتعلقة بالموظفين والأقسام المختلفة.
مستندات التوظيف
- تتطلب بيئة العمل وجود أصحاب العمل والموظفين، ويتطلب توظيفهم إعداد عقود عمل توضح الحقوق والواجبات لكل طرف. لذلك، تُعتبر عقود العمل إحدى أهم مستندات الأعمال التي تبرمها الشركة مع الموظفين بعد قبولهم.
- تشتمل عقود العمل على معلومات تفصيلية تتعلق بالوظيفة، مثل المرتب وطبيعة العمل والاتفاقات الأخرى ذات الصلة.
مستندات الاجتماعات
عند تنظيم الاجتماعات، تسعى أي منشأة إلى مراجعة قضايا محددة تتعلق بالنشاط الإداري أو الموظفين أو الخدمات المقدمة. يتم إعداد مستند خاص بالاجتماعات يتضمن أهم الأمور المتعلقة بالاجتماع مثل عدد الحاضرين والمواضيع التي تم تناولها، بالإضافة إلى النتائج والقرارات المتخذة.
