يعتبر تجميع المعلومات وتنظيمها وتفسيرها من العناصر الأساسية للنجاح في العمل. يجسد تحليل وتصميم النظم منهجية مثبتة تسهم في تعزيز قدرة الشركات، سواء كانت كبيرة أو صغيرة، على استغلال المعلومات بشكل كامل لتحقيق الفائدة المرجوة.
تحليل وتصميم النظم
- يمثل تحليل وتصميم النظم (SAD) [بالإنجليزية: Systems Analysis and Design] مجالاً ديناميكياً، حيث يتعلم المحللون تقنيات وأساليب جديدة باستمرار.
- هذه التقنيات تهدف إلى تطوير الأنظمة بطريقة أكثر فعالية وكفاءة.
- ومع ذلك، هناك مجموعة من المهارات الأساسية التي يجب على جميع المحللين إتقانها، بغض النظر عن المنهجية المتبعة.
- تمر مشاريع نظم المعلومات عادةً بأربع مراحل رئيسية: التخطيط، التحليل، التصميم، والتنفيذ، وتتطلب جميعها من المحللين جمع المتطلبات ونمذجة احتياجات العمل.
- في هذه المشاريع، ينبغي تصميم مخططات لبناء النظام، مما يتطلب فهماً عميقاً لمفاهيم السلوك التنظيمي، بما في ذلك إدارة التغيير وبناء الفرق.
- يركز تحليل وتصميم النظم (SAD) على الأنظمة والعمليات والتكنولوجيا.
الأهداف من تحليل وتصميم النظم
- الهدف الرئيسي من تحليل وتصميم النظم هو تحسين الأنظمة التنظيمية، وغالباً ما تشمل هذه العملية تطوير أو الحصول على تطبيقات برمجية وتدريب الموظفين على استخدامها.
- تعمل تطبيقات البرمجيات، التي تُعرف أيضاً بالأنظمة، على دعم وظائف أو عمليات تنظيمية محددة، مثل إدارة المخزون أو كشوف المرتبات أو تحليل السوق.
- على سبيل المثال، قد تتعقب البرمجيات المستخدمة في قسم المخزون بدار نشر عدد الكتب المتاحة من بين الأكثر مبيعاً.
- أيضًا، يمكن أن تتعقب البرمجيات الخاصة بكشوف المرتبات معدلات الأجور المختلفة للموظفين، مع وجود العديد من التطبيقات الجاهزة المتاحة مثل WordPerfect وExcel وPowerPoint.
- لكن هذه التطبيقات قد لا تتناسب مع احتياجات بعض المؤسسات، مما يستدعي تطوير منتجات خاصة بها.
- يُعتبر تحليل وتصميم نظم المعلومات خطوة أساسية تستخدمها شركات كبرى مثل IBM وPepsiCo وSony لإنشاء وصيانة نظم المعلومات التي تلبي الوظائف الأساسية مثل تتبع بيانات العملاء والمعالجة المالية ودفع رواتب الموظفين.
- وفي الختام، فإن الهدف الرئيسي من تحليل وتصميم الأنظمة هو تحسين الكفاءة التنظيمية عبر تطبيقات البرامج، مما يسهل على الموظفين إنجاز مهامهم بشكل أكثر كفاءة.
- يتطلب هذا الفهم العميق لأهداف المنظمة وهيكلها وعملياتها، بالإضافة إلى كيفية استخدام التكنولوجيا لصالح تلك الأهداف.
عملية تحليل النظم
- عملية تحليل النظم تهدف إلى جمع المعلومات وتحليلها وفهم المشاكل، وهي تهتم بتفكيك النظام إلى عناصره الأساسية.
- يتم إجراء تحليل النظام لدراسة أهداف النظام وأجزائه، وهو تقنية لحل المشكلات.
- كما يساهم في تحسين النظام، ويضمن أن جميع مكوناته تعمل بكفاءة لتحقيق الأهداف المرجوة.
- باختصار، يوضح التحليل ما ينبغي أن يقوم به النظام.
عملية تصميم النظم
- عملية تصميم النظم تتعلق بالتخطيط لإنشاء نظام جديد أو استبدال نظام قائم، من خلال تحديد مكوناته لتلبية المتطلبات المحددة.
- يحتاج المصممون لفهم النظام القديم تماماً، وتحديد الطريقة المثلى لاستخدام التكنولوجيا لتحقيق الكفاءة.
- وبالنهاية، يركز تصميم النظم على كيفية تحقيق أهداف النظام.
مفهوم النظام
- مشتقة كلمة “نظام” من الكلمة اليونانية “Systema”، والتي تعني العلاقة المنظمة بين مجموعة من المكونات لتحقيق هدف مشترك.
- النظام هو عملية تجميعية منظمة للمكونات التي ترتبط ببعضها وفقاً لمخططات معينة لتحقيق أهداف محددة.
قيود النظام
يجب أن تحتوي الأنظمة على ثلاثة قيود رئيسية، وهي:
- وجود هياكل وسلوكيات محددة لتحقيق أهداف معينة.
- التداخل والترابط بين مكونات النظام.
- أهداف المنظمة الرئيسية يجب أن تكون أولوية أكبر من الأهداف الفرعية.
- أمثلة على الأنظمة تشمل نظام إدارة المرور، نظام الرواتب، النظام المكتبي، ونظام معلومات الموارد البشرية.
خصائص النظام
يتميز النظام بعدد من الخصائص، منها:
التنظيم
- التنظيم يشير إلى الهيكل والنظام؛ أي ترتيب المكونات لتحقيق الأهداف المحددة.
التفاعل
- يشير إلى كيفية عمل جميع المكونات مع بعضها البعض.
- على سبيل المثال، يتفاعل قسم المشتريات مع قسم الإنتاج، وكشوف المرتبات مع قسم الموارد البشرية.
الاعتماد المتبادل
- يعبر عن كيفية اعتماد مكونات النظام على بعضها لضمان الأداء الفعال.
- تنسق المكونات تتبعاً لخطة محددة، حيث يعتمد مكون فرعي على مخرجات آخر.
التكامل
- يرتبط بمدى ارتباط مكونات النظام ببعضها البعض، حتى تعمل كل مكونات النظام بشكل متكامل لتحقيق الأهداف.
الهدف المركزي
- ينبغي أن يكون هدف النظام مركزيًا، وعلى المستخدمين التعرف على الهدف الرئيسي للبرنامج منذ البداية لضمان تحليل وتصميم فعالين.
يتبع أيضًا:
عناصر النظام
يوضح المخطط التالي عناصر النظام:
المخرجات والمدخلات
- الهدف الأساسي للنظام هو توليد مخرجات مفيدة للمستخدمين.
- المدخلات هي المعلومات التي تدخل النظام ليتم معالجتها.
- الإخراج هو نتيجة المعالجة.
المعالجات
- المعالج هو العنصر الذي يقوم بتحويل المدخلات إلى المخرجات.
- هو المكون التشغيلي للنظام؛ قد يتم تعديل المدخلات كلياً أو جزئياً وفقًا لمواصفات الإخراج.
- تتغير المعالجة مع تغير مواصفات الإخراج.
- في بعض الأحيان، يلزم تعديل الإدخال لتسهيل عملية التحويل.
آلية التحكم
- تقوم عناصر التحكم بتوجيه النظام.
- إنها النظام الفرعي المسؤول عن اتخاذ القرارات والتحكم في نمط الأنشطة المرتبطة بالمدخلات والمعالجة والمخرجات.
- خوارزمية التحكم في سلوك نظام الكمبيوتر تتم عبر البرمجيات ونظام التشغيل لتحقيق الانسجام.
- تحدد مواصفات الإخراج كمية المدخلات المطلوبة.
ردود الفعل
- تعتبر ردود الفعل وسيلة للتحكم في نظام ديناميكي.
- تكون ردود الفعل الإيجابية مشجعة للأداء، بينما تقدم ردود الفعل السلبية معلومات تساعد على اتخاذ القرارات.
البيئة
- البيئة تمثل النظام الأوسع الذي تعمل فيه المنظمة.
- تعتبر مصدراً للعناصر الخارجية التي تؤثر على النظام.
- تحدد البيئة كيفية عمل النظام؛ على سبيل المثال، تأثير البائعين والمنافسين على الأداء الفعلي للمنظمة.
الحدود والواجهة
- يجب تحديد النظام من خلال حدوده، وهو ما يحدد مكوناته وعملياته وعلاقاته مع الأنظمة الأخرى.
- تحديد حدود النظام مهم لفهم الطبيعة المطلوبة للتفاعل مع الأنظمة الأخرى.
أنواع الأنظمة
يمكن تصنيف الأنظمة إلى الأنواع التالية:
أنظمة فيزيائية أو مجردة
- الأنظمة الفيزيائية هي كيانات ملموسة يمكن لمسها.
- بينما الأنظمة المجردة متمثلة في مفاهيم أو نماذج غير مادية.
أنظمة مفتوحة أو مغلقة
- النظام المفتوح يتفاعل مع بيئته، بينما النظام المغلق يكون بمعزل عنها.
نظام تكيفي وغير تكيفي
- النظام التكيفي يستجيب للتغيرات البيئية، بعكس النظام غير التكيفي.
نظام دائم أو مؤقت
- النظام الدائم يستمر لفترات طويلة، بينما النظام المؤقت يُستخدم لفترة محددة قبل هدمه.
النظام الطبيعي والمصنوع
- النظم الطبيعية تنشأ من الطبيعة، بينما الأنظمة المصنوعة هي نتاج بشري.
نظام حتمي أو احتمالي
- النظام الحتمي يقدم نتائج يمكن التنبؤ بها، في حين أن النظام الاحتمالي يظهر سلوكًا غير مؤكد.
نظام اجتماعي، إنساني-آلي، وآلي
- النظام الاجتماعي يتكون من البشر، والنظام الإنساني-الآلي يدمج بين البشر والآلات، بينما النظام الآلي يعتمد كليةً على الآلات.
نظم المعلومات من صنع الإنسان
- هي مجموعة مترابطة من موارد المعلومات لإدارة البيانات في مؤسسة معينة.
- تشمل الأجهزة والبرامج والاتصالات والبيانات الهادفة لإنتاج المعلومات وفق احتياجات المنظمة.
- تنقسم أنظمة المعلومات إلى ثلاثة أنواع:
- النظام الرسمي، يعتمد على تدفق المعلومات بشكل مذكرات.
- النظام غير الرسمي، يصمم على أساس ما يقوم به الموظفون في العمل اليومي.
- النظام المعتمد على الكمبيوتر، يدير تطبيقات الأعمال مباشرة عبر الكمبيوتر.
أهمية التحليل في الحوسبة للمجتمعات
يمكن تلخيص أهمية تحليل الحوسبة في:
- إنشاء أنظمة برامج دقيقة وفعالة تتجاوز الأنظمة اليدوية الموجودة.
- إجراء تعديلات وتحسينات على الأنظمة المحوسبة القائمة.
لذا يُعتبر التحليل خطوة أساسية ومهمة، ويجب أن تكون مدروسة بشكل جيد خلال جميع مراحل التخطيط.
لتحقيق:
- الحصول على آليات عمل الفعاليات اليدوية خطوة بخطوة.
- تحديد حجم البيانات والأساليب المستخدمة في التنظيم.
- إحاطة جميع العاملين المعنيين بالخطوات والمبادئ الواجبة.
- التعرف على الاختناقات المحتملة والمشكلات التي قد تؤثر على التدفق.
في النهاية، يتلخص تحليل النظم في دراسة دقيقة ومتطورة لفهم الأنظمة الحالية ومعالجة تحدياتها لتطوير نظم أفضل.
يتبع أيضًا:
