تتنوع مستندات الأعمال بشكل ملحوظ، حيث يرتبط كل مستند ارتباطًا وثيقًا بالنشاط التجاري، مما يؤدي إلى توثيق جميع الأنشطة المتعلقة بالعمل. تشمل هذه المستندات مجموعة متنوعة، بما في ذلك المعاملات المالية وكذلك بيانات الموظفين والعملاء، بالإضافة إلى محاضر الاجتماعات وعمليات التوظيف. من خلال هذا المقال، سنستعرض أنواع المستندات المختلفة.
أنواع المستندات
تتعدد أنواع المستندات التي تعتبر ضرورية في إدارة الأعمال، وتصنف كالتالي:
1- مستندات الأعمال
تستخدم مستندات الأعمال لتقييم جميع جوانب الأنشطة التجارية، مما يساعد على اتخاذ القرارات الصحيحة بناءً على المعلومات اللازمة. تشمل هذه المستندات رسوم بيانية وأرقام مبيعات، بالإضافة إلى تسجيل بيانات العملاء الجدد والشركات المنافسة وغيرها من البيانات المتنوعة، وتعد من أكثر الأنواع شيوعًا.
2- مستندات التوظيف
تعتبر مستندات التوظيف ضرورية لضمان سير العمل بكفاءة، حيث تسهم في تحسين أداء المنظمة. تشمل تسجيل بيانات الموظفين، التوقيعات المطلوبة، شروط القبول في الوظائف، ووصف طبيعة العمل. كما توضح الالتزامات المترتبة على الموظفين تجاه الشركة، وتضمن مصلحة الطرفين.
3- مستندات الشركات
تشمل مستندات الشركات المستندات القانونية التي تحدد طبيعة العمل التجاري واللوائح الداخلية والخارجية. لتوضيح هذه اللوائح، يتم إعداد قواعد مختصرة في مستندات تتحكم فيها الشركة تسهيلًا للحركة العمالية، وتستخدم أيضًا في الإجراءات القانونية المتعلقة بالفرد أو المجموعة. هذه المستندات ليست شائعة بشكل كبير.
4- مستندات الاجتماعات
بعد فترة من مباشرة العمل، تسعى الشركات إلى تنظيم اجتماعات، مما يبرز أهمية مستندات الاجتماعات. تُستخدم لتوثيق الاجتماعات السابقة والاتفاقيات والقرارات التي تم اتخاذها، عدد الحضور، والمواضيع الهامة التي تم تناولها.
أمثلة على مستندات الأعمال
تتمثل مستندات الأعمال في تبادل المعلومات بين طرف وآخر، وتسمى هذه العملية بالمعاملة. تشمل بعض المستندات التي يمكن تقديمها إلى العملاء على شكل فواتير أو عبر البريد الإلكتروني، وأهم هذه المستندات هي:
1- الفاتورة
عند إجراء عمليات البيع أو الشراء، يتم التعامل مع المعاملات الائتمانية، حيث تُستخدم الفاتورة كوثيقة تثبت حقوقك. عند شراء أو بيع سلعة معينة، يتم ذلك من خلال هذه العملية الائتمانية.
2- الإيصال
يجب الاحتفاظ بالإيصال الذي تستلمه في معاملاتك المالية، حيث يعد دليلًا على إتمام عملية الدفع. عادة ما تصدره المؤسسة سواء كنت تاجرًا أو مشتريًا، مما يثبت إتمام المعاملة المالية.
3- القسيمة
تعتبر القسيمة من مستندات البنك التي تضمن الحقوق النقدية، حيث يتمثل دور كل من البنك والمشتري والبائع في هذه العملية، أو يمكن أن تتم بين طرفين فقط في حال كانت المعاملة مباشرة مع البنك.
لقد قمنا بتسليط الضوء على مستندات الأعمال وأنواعها، التي تلعب دورًا حيويًا في حياتنا اليومية. إنها تسهل العديد من الأمور وتعتبر ضمانة للحقوق، بالإضافة إلى توثيق البيانات والإجراءات واللوائح التي يلتزم بها الجميع.
