أساليب الإدارة التقليدية في المؤسسات

أساليب الإدارة التقليدية

تستخدم إدارة المشاريع تقنيات تطورت عبر الزمن لتخطيط الأنشطة ومراقبتها، وكذلك لتقدير الزمن اللازم لبداية ونهاية المشروع. الهدف الرئيسي من هذه الإدارة هو تحقيق النتائج المرجوة وفق جدول زمني محدد مسبقاً وبدون تجاوز الميزانية، وذلك ضمن مواصفات المشروع المحددة.

تم تقديم أنظمة الإدارة التقليدية بشكل رسمي في خمسينيات القرن الماضي، رغم وجودها منذ آلاف السنين، حيث شهدنا بناء هياكل عظيمة مثل الأهرامات في العصور القديمة، وكذلك سكك الحديد التي تعبر القارات منذ حوالي 300 عام. كل هذا يعد نتيجة لإدارة المشاريع التقليدية.

تعتمد إدارة المشاريع التقليدية على المراحل الأساسية للمشروع دون إضافة أي عناصر إضافية. تشمل هذه المراحل البدء بالمشروع، وإجراء التخطيط السليم، والتنفيذ وفق الجدول الزمني المحدد، والتحكم بمراحل المشروع، وأخيرًا إغلاقه بطريقة صحيحة. لذلك، غالبًا ما تُستخدم إدارة المشاريع التقليدية في المشاريع التي تتبع تسلسلاً معينًا ولا تحتاج إلى تغييرات أثناء سيرها.

خطوات المشروع

يدرك رواد الأعمال والمستثمرون أهمية وجود إدارة فعالة للمشاريع، لمواكبة التطور التكنولوجي والتغيرات السريعة في السوق، فضلاً عن الطلب المتزايد على المشاريع الجديدة. بدأ هذا بالتحضير لإنشاء منهجية لتنظيم العمل، مما أدى إلى إنشاء إدارات مختصة لتخطيط بدء المشاريع، وتنظيم مهام العاملين بشكل متسلسل ومرتب.

مخطط جانت

أعد الجدول الشهير المعروف بمخطط جانت بواسطة هنري جانت، والذي يعتبر الأب الروحي لإدارة المشاريع التقليدية. يقدم هذا المخطط نظرة شاملة عن المشروع قبل انطلاقه، بحيث يمكن إدارة المشروع عبر برنامج إكسل بدلاً من المخططات اليدوية التقليدية أو الكتل المغناطيسية. يُساعد هذا المخطط في تنظيم كافة الأفكار والخطط في مكان واحد وضمن إطار زمني واحد.

يتضمن الجزء العلوي من المخطط مقياس الزمن، بينما الجزء الأيسر مخصص لعرض الأنشطة المتعلقة بالمشروع. يظهر كل نشاط بشريط مستقل، ويشير العمود إلى مدة النشاط وتواريخ البداية والنهاية. من أهم المعلومات التي يقدمها المخطط ما يلي:

• تاريخ بدء ونهاية المشروع.
• مهام المشروع المقررة.
• العاملون المكلفون بكل مهمة.
• كيفية تداخل المهام وترابطها.
• الوقت المتوقع لكل مهمة.

ما زال مخطط جانت يُستخدم في المشاريع حتى يومنا هذا، حيث يُساعد على تقليل الجهد المبذول في إدارة المشروع من خلال تتبع خطواته وموظفيه، وضمان فهم العلاقات بين المهام المختلفة، مما يُبقي فريق المشروع على دراية بمسؤولياته والجداول الزمنية لتحقيق النجاح في إنجاز المشروع.

مثلث إدارة المشروع

تواجه المشاريع العديد من القيود الإدارية والمالية، ويتم التعامل معها من خلال قواعد مثلث إدارة المشاريع، التي تم استخدامها منذ عدة عقود في إطار الإدارة التقليدية. من المستحيل إدارة أي مشروع دون السيطرة على هذه القواعد والحفاظ على توازنها، والسعي لتحقيق الأهداف المنصوص عليها. يمثل مثلث القيود الجودة، وهي الهدف النهائي لكل مشروع؛ إذ يُؤدي اختلال أي من جوانب المثلث إلى تقليل جودة النتائج:

• المجال

تحدد جميع خطوات تطوير وتنفيذ المشروع في البداية، فيما يُعرف بمجال المشروع، الذي يتضمن ما سيتم إنجازه، وما هو صعب أو مستحيل القيام به، مما يُعد بمثابة المرحلة الأولى في بناء مشروع تقليدي ناجح.

• الزمن

تتطلب إدارة العمليات وإجراء التغييرات اللازمة في الوقت المناسب الانتباه إلى قاعدة الزمن، وهي واحدة من أكبر التحديات التي يواجهها مدير المشروع وفريق العمل. على الرغم من صعوبة التحكم في الزمن، يمكن تحقيق الأهداف المرجوة من خلال التخطيط الجيد.

• الكلفة

تحديد الميزانية والتقيد بها يعدان من الأمور الأساسية في تنفيذ أي مشروع، مما يشكل القاعدة الثالثة من مثلث إدارة المشروع. يساعد الالتزام بالتكاليف وتحديد الميزانية بدقة على إنجاز المشروع بشكل يتوافق مع الخطوات ومتطلبات الأداء.

الجودة

يتطلب تطوير المشاريع الجديدة وجود إدارات متخصصة في الجودة، وتنقسم هذه الإدارات إلى قسمين:

• إدارة الجودة المستمرة

تعمل هذه الإدارة على منع أي ثغرات إدارية خلال مراحل تنفيذ المشروع، وتسعى لتحسين الأداء وجودة النتائج في المشاريع.

• إدارة جودة العمليات

تهتم إدارة جودة العمليات بالعمليات التجارية والمالية، حيث تحلل وتجمع البيانات المالية المتعلقة بالمشاريع، وتقدم التوصيات لإدارة المشروع من أجل تعزيز الأداء دون تجاوز الميزانية.

إدارة المشاريع الحديثة

تتميز إدارة المشاريع الحديثة بتبنيها لتقنيات البرمجيات والتكنولوجيا في معظم مراحل المشروع. تسعى هذه الإدارة إلى التركيز على الأدوات والعمليات، وتوثيق كل خطوة من برنامج العمل، وتعزيز التعاون بين الموظفين، والاستجابة للتغييرات المستمرة.

تتعدد الفوائد التي تقدمها إدارة المشاريع الحديثة، وأبرزها:

• تحسين جودة العمل.
• زيادة الشفافية في العمليات.
• مرونة في تحديد أولويات العمل.
• توقع دقيق للتكاليف والنفقات.
• تسليم المشروع بشكل مبكر يفوق توقعات العميل.